در این مقاله ضرورت سیستم سازی را توضیح دادیم و در مورد اهمیت آن در بقا و رشد کسب‌وکارها بحث کردیم. گرچه سایر جانداران رفتارها یا الگوهای سیستماتیک دارند ولی آنها نمی‌دانند تفکر سیستمی چیست و نمی‌توانند آگاهانه به سیستم سازی بپردازند.

ما انسان‌ها می‌توانیم سیستم‌ها و الگوهای موفق را در اطراف خود ببینیم و به سیستم سازی کسب‌وکار و حتی زندگی شخصی خود بپردازیم. ما حتی از بیولوژی بدن خود چیزهای جدید یاد می‌گیریم.

ما به این نتیجه رسیدیم که بقا و ثروت در سیستم است. سیستم در حقیقت کارخانه پول‌سازی ماست. با سیستم سازی کسب‌وکار می‌توانیم کمتر کار کنیم و بیشتر درآمد داشته باشیم. می‌توانیم خیلی از کارها را به دیگران بسپاریم تا وقت بیشتری برای تفکر حرفه‌ای و استراحت شخصی به‌دست بیاوریم. در این مقاله به اصل های ضروری برای سیستم سازی اشاره کردیم و تاکید کردیم که بدون تعهد به این اصول، سیستم سازی ناممکن است.

سیستم سازی

پیش از بررسی مفهوم سیستم سازی بایستی دو دسته از فعالیت های روزانه شما تعریف بشوند

کارهای روزمره شما به دو دسته کارهای استراتژیک و کارهای تاکتیکی تقسیم می شوند.

کار استراتژیک به کارهایی اطلاق می شوند که در آن شما در حال تعریف نتایج (Result) هستید. در مقابل آن به کارهایی که برای رسیدن به این نتایج انجام میدهید، کار تاکتیکی گفته می‌شود. صاحبان کسب و کار احساس میکنند همه وقتشان صرف انجام کار می شود و نمی توانند انجام کارهای روزانه  را برای ساختن سیستم کسب و کار، متوقف کنند

بیش از ۲۵ سال از زمانی که مایکل گربر برای اولین بار مفهوم سیستم سازی کسب و کار را به طور رسمی بیان کرد، می‌گذرد. در طول این سال‌ها پیشرفت‌های زیادی در راستای توسعه‌ی فناوری صورت گرفته و امروزه برنامه‌های نرم‌افزاری مبتنی بر فناوری اطلاعات محوریت بسیاری از عملیات تجاری مانند بودجه بندی، منابع انسانی و مدیریت عملکرد را تشکیل می‌دهند.

اگرچه میلیون‌ها کسب و کار بزرگ و کوچک در سراسر جهان وجود دارد، اما فقط تعداد کمی از آن‌ها موفق می‌شوند به اهداف بلند خود دست پیدا کنند. تحقیقات نشان می‌دهد که بیش از ۸۵ درصد از کسب و کارها هیچگونه سیستمی ندارند و کاملاً وابسته به اشخاص هستند؛ این مسئله آن‌ها را به شدت ناپایدار می‌کند به طوری که مدت کوتاهی بعد از آغاز کار دچار بحران‌های جدی می‌شوند.

سیستم سازی هم‌چنین در کاهش هزینه‌ها مؤثر بوده و از طریق خودکارسازی وظایف تکراری، کاهش ریسک‌ها و بهبود عملیات‌ها حدود ۳۰ تا ۵۰ درصد هزینه‌های کسب و کار را کاهش می دهد. به طور میانگین سیستم سازی در کسب و کار بهره‌وری را بین ۲۰ تا ۳۰ درصد افزایش داده و بازده‌ی فروش را ۵/۱۲ درصد افزایش می‌دهد و هم‌چنین سرعت فرآیندها را بین ۲۵ تا ۴۰ درصد افزایش می‌دهد.

طراحی سیستم برای کسب و کار، نیاز به تعداد کارمندان بیشتر را تا ۱۲ درصد کاهش داده و سرعت پروژه‌ها را در کمتر از ۶ ماه تا ۶۵ درصد افزایش می‌دهد. ۷۸ درصد از سازمان‌ها سرمایه‌‎گذاری در سیستم سازی را باعث افزایش انعطاف پذیری خود می‌دانند و معتقدند که این کار به تقویت روابط با مشتریان کمک شایانی می‌کند.

سیستم سازی در فضای کسب‌وکار فعلی و کاملاً رقابتی، ضروری است. سیستم سازی کسب‌وکار به کارآفرینان و سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندها و کارهای پیچیده را ساده کنند و از حداکثر کردن بهره‌وری، کارایی، رضایت شغلی و انگیزه‌ی کارکنان اطمینان حاصل کنند. سازمان‌هایی که به‌موقع سیستم سازی نمی‌کنند باید مرتباً با مشکلات روزمره کنار بیایند که این امر برای موفقیت و ثبات شرکت مضر است. این اتفاق رخ می‌دهد زیرا تمرکز از دستیابی به اهداف بلندمدت کسب‌وکار به حل مسائل جزئی تغییریافته است که به‌راحتی می‌توان از طریق سیستم سازی جلوی آن را گرفت. این موضوع ممکن است در اعتبار شرکت در صنعت و بازار تأثیر داشته باشد و به رقبا کمک کند تا منافع بیشتری را با نادیده گرفتن سیستم سازی از سمت شما برای خود و ذینفعانشان کسب کنند. حتی ممکن است به‌طورکلی کسب‌وکار شما از بین برود، این نشان‌دهنده‌ی تأثیر سیستم سازی بر ثبات و بقای یک کسب‌وکار است.

سیستم سازی چیست؟

سیستم مجموعه‌ای از عناصر هماهنگ و همسو شده به‌هم‌پیوسته است که برای تحقق اهداف مشخصی با یکدیگر در ارتباط هستند که خروجی مشخصی ایجاد می‌کند اگر با دقت بنگرید، سیستم‌های متعدد و بسیاری را خواهید یافت که بهترین مثال، سیستمهای موجود در بدن انسان است؛ سیستم قلب، سیستم گوارش، سیستم تنفس. کسب‌و‌کار هم یک سیستم است؛ مجموعه‌ای است که خروجی مشخصی مثل سود ایجاد می‌کند.

 این تعریفی از سیستم است که در بیشتر موارد درباره‌ی سیستم‌ها به کار می‌رود. هر سیستم نیز می‌تواند از تعدادی خرده سیستم تشکیل‌شده باشد که هرکدام از آن خرده سیستم‌ها نیز همه ویژگی‌های یک سیستم را دارند. هم‌زمان با رشد سازمان‌ها و توسعه کسب‌وکارها تعداد سیستم‌ها و فرآیندهای سازمان و پیچیدگی آن‌ها بیشتر می‌شود. به‌مرورزمان هر فرآیند ملزم به داشتن یک مالک فرایند اختصاصی و تخصصی مربوط به خود می‌شود و هم‌چنین حساسیت عملکرد فرآیندها بیشتر می‌شود چرا که هر فرآیند بر گستره‌ی وسیع‌تری از فرآیندها و فعالیت‌های سازمان تأثیرگذار است. در چنین حالتی مدیران باید به‌صورت مستمر فرآیندها را کنترل کنند و بعضی وقت‌ها زمان زیادی از وقت خود را صرف حل مشکلات تکراری و روزمره‌ی سازمان کنند. با وجود این پیچیدگی‌ها  و حساسیت‌ها ابزارها و روش‌هایی برای کنترل و مدیریت بهینه‌ی فرآیندهای سازمانی به کمک مدیران سازمان‌ها آمدند. سیستم سازی در سازمان‌ها با ارائه‌ی قوانین، الگوریتم‌ها و رویه‌ها، فرآیندهای کسب‌وکار را از وضعیت فرد محور بودن خارج کرده و کمک می‌کند سازمان‌ها مستقل از افراد بتوانند رشد کنند و در مسیر توسعه‌ی پایدار قرار گیرند که تا حد امکان کسب وکار را به سمت خودکار شدن سوق دهد.

تمام کارهایی که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود را سیستم‌ سازی یا سیستم‌ سازی کسب‌و‌کار می‌گویند. دانش سیستم‌ سازی به مدیران کمک می‌کند تا وابستگی کسب‌و‌کار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.

یک سیستم مجموعه ای از فرآیندهای است که می تواند بدون شما اجرا شود.

سیستم سازی، فرآیند طراحی رویه‌های استاندارد عملیاتی (SOP) برای اطمینان از ثبات و کارایی یک سازمان است. به‌عبارت‌دیگر، شما در حال مستندسازی عملکردهای اساسی مختلف کسب‌وکار خود هستید که باعث راه‌اندازی آن‌ها می‌شود.

سیستم سازی کسب‌وکار چیست؟

همراه با رشد کسب و کارتان، باید سیستم‌ها و فرآیندهایی را ایجاد کنید

سیستم سازی راهکاری عملی برای تولید درآمد بیشتر با کار کمتر (ثروت هوشمند)

سیستم ها و فرآیندها، واحدهای اصلی و سازنده هر شرکتی هستند. هر جزئی از کسب و کار شما از انبار گرفته تا دفترهای اجرایی، بخشی از سیستمی است که می‌تواند با استفاده از اصول صحیح، مدیریت و بهبود یابد

. سیستم سازی در کسب و کار یعنی: نظم، هماهنگی، راهنمایی، یکپارچگی.

به مجموعه‌ای از اصول و روش‌هایی که فرآیند انجام فعالیت‌ها و وظایف را در یک شرکت مشخص می‌کنند، سیستم‌سازی در کسب ‌و کار گفته می‌شود.

به زبان ساده، در هر کسب و کاری چارچوب‌ها، سیاست‌ها و روش‌های کاری و تجاری وجود دارد که تمام فرآیندهای کلیدی بر اساس آن‌ها به صورت منظم و یکپارچه انجام می‌شوند. این سیاست‌ها از کارهای ساده مانند نحوه‌ی پاسخگویی به تلفن و پروتکل‌های اداری تا فرآیندهای پیچیده‌تر مانند نحوه‌ی پاسخگویی به نیازهای مشتریان و ایجاد رضایت در آن‌ها را شامل می‌شود. سیستم سازی وظیفه‌ی ایجاد این چارچوب‌ها در هر کسب وکاری را بر عهده دارد.

محیط کسب و کار همواره در حال تغییر است، از این رو کسب و کارهایی می‌توانند پایدار بمانند که خود را با تغییرات مختلف هماهنگ کنند. سیستم سازی کسب و کار یک رویکرد سیستماتیک است که سبب می‌شود کارها به صورت مؤثرتر، کارآمدتر و با سازگاری بیشتر با محیط انجام شوند.

یک کسب‌وکار سیستمی شده به کسب‌وکارهایی گفته می‌شود که فرآیندهای مشخص‌شده برای به حداکثر رساندن کارایی را تعیین کرده باشند. هنگامی‌که شما یا کارمندانتان باید کارها را به‌صورت دستی انجام دهید نیازمند ابزاری هستید تا کار را با سریع‌ترین و مؤثرترین شیوه انجام دهید. وقتی وظایفی وجود دارد که نیاز به ورودی دستی ندارد، آنگاه شما سیستم‌های خودکاری دارید که آن وظایف را برای شما انجام می‌دهد.

فرآیند سیستم سازی با همه‌ی اجزای یک کسب و کار مرتبط است و سیستم‌هایی از قبیل سیستم‌های موجودی، سیستم‌های پشتیبانی، سیستم‌های آموزشی و ارزیابی، سیستم‌های استخدام، سیستم‌های فروش و… را شامل می‌شود.

همه چیز در سیستم سازی برای یافتن کارآمدترین تعادل بین ورودی‌های انسانی و سیستم‌های خودکار است.

برخی از کسب‌وکارها می‌توانند به‌طور کامل سیستم سازی شوند، بنابراین آن‌ها خودشان فعالیت و رشد می‌کنند و ورودی خارجی آن‌ها بسیار کم است. تعداد کسب‌وکارهای کاملاً سیستمی شده در حال رشد است زیرا فناوری‌هایی مانند آزمایش A/B به‌طور فزاینده‌ای خودکار می‌شوند و ابزارهای یادگیری ماشین توانایی تصمیم‌گیری به‌جای انسان را دارند. در حال حاضر بیشتر کسب‌وکارها تا حدی سیستمی شدند و چالش بزرگ این است که بفهمید چه میزان از کسب‌وکار خود را می‌توانید/ باید خودکار کنید، کدام وظایف را باید به عهده‌ی انسان بگذارید و چگونه می‌توانید کارایی هر دو فرآیند را در زمانی که فناوری در دسترس شماست و به‌سرعت در حال پیشرفت است به حداکثر برسانید. مهم‌تر از همه، شما باید هدف اصلی را همیشه به خاطر بسپارید: افزایش عملکرد کسب‌وکار درجایی که بیشترین اهمیت را دارد یعنی سود، رشد و بهره‌وری؛ درحالی‌که زمان، هزینه و کار دستی را در اداره و مقیاس کسب‌وکار خود کاهش می‌دهید.

به طور کلی سیستم سازی یا «سیستم سازی کسب‌و‌کار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. علم سیستم سازی به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب‌و‌کار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.

سیستم کسب‌و‌کار شامل مجموعه‌ای از افراد، اسناد و ابزار است و خروجی کسب‌و‌کار سودی است که ایجاد می‌کند.

مفهوم سیستم سازی

آیا کارهایی مانند خالی کردن سطل زباله در آخر روز، چاپ لیبل های حمل و نقل، شستن ظروف، بسته بندی جعبه ها، وارد کردن رسیدها یا اطلاعات مشتری یا بارگیری کامیون را انجام داده اید؟ آیا انجام همه ی این کارها بر کارهایی مانند فروش، پاسخگویی به مشتریان، تکمیل طرح، یا استخدام کارمند جدید، مقدم است؟ از سیستم سازی کسب و کار چه می دانید؟

فرض کنید برای پیشرفت کار از مرحله ی a به مرحله b، کارهای زیادی باید انجام دهید، به جای اینکه دائما در حال پر و بال دادن به این کارها باشید، میتوانید فرآیند انجام این امور را شرح دهید، در آن صورت نتایج بهتری حاصل میشود.

لطفا به داستان جالب زیر توجه کنید:

شخصی در حال اره کردن درختی بود و بسیار تلاش می کرد تا درخت را ارّه کند و به زمین بیندازد. فردی از راه رسید و گفت فلانی خیلی خسته شده‌­ای چند مدت است که در حال ارّه کردن هستی؟ فرد جواب می­دهد: از ۵ ساعت قبل. عابر به او می­گوید آیا بهتر نیست کمی بایستی و ارّه‌­ات را تیز کنی و بعد ادامه بدهی؟ ولی فرد که از بس درگیر ارّه کردن شده بود تمام هوش و حواسش فقط درگیر این مساله بود پاسخ داد خیر؛ ای عابر دخالت نکن زیرا من بسیار کار دارم و باید این درخت را ارّه کنم.

حتماً در این روایت متوجه شده‌اید اگر ارّه کسب و کارخود را تیز نکنیم و همیشه مشغول سخت کارکردن باشیم، تنها جلو سرعت خودمان را گرفته­‌ایم و ترمزی در راه پیشرفت خود هستیم.

برخی از صاحبان کسب و کار آنقدر مشغول انجام فعالیت­های روزمره مثل تولید و فروش می­‌شوند که فراموش می‌­کنند ارّه­‌شان را تیز کنند. اگر ارّه خود را تیز نکنید مشغول امور روزمره شده و یک کسب و کار معمولی خواهید داشت.

اجازه بدهید با یک داستان شروع کنیم. عده‌ای از دوستان که هر یک کسب‌وکاری برای خود داشتند، برای تفریح به یک سفر طبیعت‌گردی در دل کوه‌پایه‌های سرسبز رفته بودند. پس از حدود ۷ ساعت کوه‌پیمایی و جنگل‌نوردی بالاخره به اقامتگاه خود رسیدند که از هر نوع تکنولوژی به‌دور بود. نه از اینترنت خبری بود نه موبایل‌ها آنتن می‌داد. بعد از چند روز گردش و تفریح در دل طبیعت، یک روز عصر دور آتش جمع شدند و شروع به گپ و گفت کردند …

یکی از موضوعات این بود که وقتی فردا شب به خانه برگردند چند پیامک و ایمیل از شرکت خود دریافت کرده‌اند و چند نفر از کارکنان درباره چگونگی انجام کارها از ایشان سوال داشته‌اند. موضوع دیگر این بود که همکارانشان چند بار کارها را خراب کرده‌اند و ایشان بعد از برگشت به محل کار چند خراب‌کاری را باید حل‌و‌فصل کنند یا چه کارهایی به کلی معطل مانده که باید آنها را سروسامان دهند. در ادامه، یاد چند نفر دیگر از دوستانشان افتادند که به‌خاطر ترس از همین مشکلات در این سفر شرکت نکردند. گرچه این صحبت‌ها با شوخی و خنده شروع شد ولی حین گفتگو بعضی از آنها به تدریج نگران و نگران‌تر می‌شدند. در عوض بعضی دیگر با آرامش کامل از نوشیدن چای ذغالی در کنار آتش لذت می‌بردند …

با سیستم سازی حیات کسب و کار خود را افزایش دهید

یکی از نکاتی که باید تا حد زیادی در هر کسب و کار به آن توجه شود، سیستم سازی است. اگر سیستم کسب و کار شما با مشکل مواجه شود و از روی قاعده و اصولی مشخص پیش نرود، به زودی با شکست مواجه خواهید شد

سیستم سازی یکی از موارد مهم در هر کسب و کاری است و به عبارت ساده‌تر حیات یک کسب و کار به ساختارمند بودن سیستم وابسته است. احتمالا می‌پرسید سیستم سازی چیست. چه باور بکنید یا نه شما از کودکی سیستم ساختن را شروع کرده‌اید! وقتی در یارکشی فوتبال با هم بحث می‌کردید که چه‌کسی داخل دروازه‌ بایستد و چه‌کسی خط حمله را پوشش دهد، سخت مشغول ساخت یک سیستم مناسب بوده‌اید. حتی اگر دقیقا نمی‌دانستید تفکر سیستمی چیست همیشه تا حدودی از آن برخوردار بوده‌اید. با اینکه سیستم سازی به‌خودی‌خود چیز جدیدی نیست، شاید خیلی درباره آن نشنیده باشید.

اگر هم شنیده باشید احتمالا فکر می‌کردید که این موضوع منحصر به مهندسان صنایع(Industrial Engineers) است. در حقیقت مهندسان صنایع سالیان درازی است که به سیستم سازی مشغولند و عناوینی مثل تفکر سیستمی، رویکرد سیستمی تحلیل سیستم‌ها و دینامیک سیستم‌ها نسبتا زیاد شنیده شده‌اند.

عنوان سیستم سازی کسب‌وکار، نسبتا به‌تازگی و البته به‌حق بر سر زبان‌ها افتاده است. شاید یکی از دلایل آن نوشته شدن کتابی به همین نام(Work The System) توسط سم کارپنتر(Sam Carpenter) باشد. این کتاب اولین بار در سال ۲۰۰۸ منتشر و تا سال ۲۰۱۹ بارها ویرایش و تجدید چاپ شد. به عقیده صاحب‌نظران این کتاب به شما می‌آموزد چگونه با کار کمتر، سود بیشتری کسب کنید و در آرامش از زندگی لذت ببرید.

شاید دلیل دیگری هم باشد. تا چند دهه پیش، کسب‌وکارها یا خیلی بزرگ بودند یا خیلی کوچک. رویکرد سیستمی به خوبی در سازمان‌های بزرگ تبلیغ می‌شد و در کسب‌وکارهای خیلی کوچک جایگاهی نداشت. اما امروزه شاهد فراوانی کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط و استارتاپ‌ها هستیم. این کسب‌وکارهای نوظهور، نیازمند ادبیاتی کاربردی‌تر هستند که تحت عنوان سیستم سازی قابل ارائه است.

سیستم، همان ثروت است و سیستم سازی یعنی پرورش مرغ تخم‌طلا

اگر بدانید تفکر سیستمی چیست ممکن است به این نتیجه برسید که ثروت الزاما مساوی با پول یا اموال نیست، بلکه اغلب مترادف با سیستم است!‌ از طرفی واحد اندازه‌گیری ثروت «تومان» نیست، بلکه «ماه» است. یک سوال: چند ماه بدون اینکه خودتان تمام‌وقت کار کنید، می‌توانید با همین کیفیت به زندگی ادامه دهید؟!

امیدوارم تا اینجای کار حدس زده باشید که حداقل اهمیت سیستم‌ سازی در چیست. تا اینجا فقط با گوشه‌ای از ضرورت سیستم سازی آشنا شدید. بدون سیستم سازی، کسب‌وکار تبدیل به کابوس می‌شود. اساسا کسب‌وکارها برای این راه می‌افتند که صاحبان خود را به استقلال مالی و آزادی برسانند. اگر قرار باشد کسب‌وکارتان باعث شود از لذت‌های زندگی محروم شوید باید بگوییم که اصلا به قلب تپنده کسب‌وکارتان اهمیتی نمی‌دهید. بله، خودتان! شما نه‌تنها قلب تپنده کسب‌وکارتان هستید بلکه مغز متفکر و اولین ذینفع آن نیز هستید. اگر این کار را نکنید، دیر یا زود «فرسودگی شغلی» شما و کسب‌وکارتان را از پا در خواهد آورد. در ادامه به برخی «چرایی‌ها» درباره سیستم‌سازی اشاره می‌کنیم.

ساختن سیستم کسب و کار یعنی چه؟

 ساختن سیستم کسب و کار یعنی انجام ندادن کارهای تاکتیکی بصورت روزانه و صرف زمان استراتژیک که باید برای ارتقاء و آزاد شدن پتانسیل کسب و کارتان شود.

ایجاد کسب و کاری موفق نیاز به زمان، انرژی ، تفکر و … دارد.در واقع شما باید زمان ایجاد کنید و به دنبال پیدا کردن زمان نباشید. شاید با این جمله آشنا باشید که میگوید: «اگر همیشه کارهایی را انجام دهید که پیش از این هم همیشه آنها را انجام داده اید، نتایجی به دست می آورید که پیش از این نیز، آن نتایج را به دست آورده بودید.»  بطور کلی می توان گفت ایجاد تغییراتی بزرگ در کسب و کار آسان نخواهد بود و برای رسیدن به نتایج مدنظرتان باید به اندازه کافی تلاش کنید.

بخشی از سیستم هر کسب و کاری، توسعه و اجرای استراتژی و برنامه ریزی های استراتژیک در سرتاسر سازمان می‌باشد. تصمیمات بنیادی منجر به بررسی هوشمندانه تر و ارتقای درآمد شرکت منجر خواهند شد. یک سیستم کسب و کار کمکتان می‌کند که انتظارات مشتریان خود را برآورده کرده و موقعیت برندتان را تقویت کنید.

یک سیستم کسب و کار ،از آینده تجاری سازمان مراقبت خواهد کرد.نکته ای که کلید رشد هر کسب و کار می باشد.

اگر از رویکرد سیستماتیک استفاده کنید، سازمان شما اطلاعات ثابت درباره‌ی حوزه هایی خواهد داشت که نیاز به بهبود داشته و در واقع می‌توانید نیازهای اصلی مشتریان خود را شناسایی نمایید.

رایان آلیس از موسسان آیکنتاکت :چرا سیستم‌سازی کسب و کار، ارزش تلاش کردن دارد؟چگونه یک کسب و کار کوچک یا متوسط می­‌تواند تعداد زیادی از مشتریان را بدون تعداد بالای نیروی انسانی مدیریت کند؟ چه اتفاقی می­‌افتد وقتی صد­ها مشتری جدید با درخواست خدمات پس از فروش و مشکلات تکنیکی با شما تماس می­‌گیرند؟

با سیستم ­سازی، شما می­توانید سیستم­هایی را تعریف کنید که مشتریان بیشتری را به کسب و کار وارد کرده و مهم­تر از آن فرآیند­هایی را اجرایی نمایید که کسب و کارتان را برای مدیریت رشد و افزایش رضایت مشتریان آماده کند.

"وقتی کسب و کار‌ها شکست می‌خورند، ورشکست می‌شوند و یا رشد نمی‌کنند، تقریباً همیشه یک دلیل دارد. آن‌ها روی سیستم‌ها و فرآیندهایی که نیاز دارند سرمایه‌گذاری نکرده‌اند."

با سیستم سازی کسب و کار:

“پیشرفت و موفقیت برای کسی‌ است که توانایی انجام کارهای عالی و خوب را برای خودش داشته باشد. موفقیت بیشتر زمانی بدست می‌آید که کارمندان خود را برای انجام عالی کارهای خود توانمند کنید. اما باید بدانید جهش و تثبیت تنها زمانی ایجاد می‌شود که شما سازمان خود را در موقعیتی قرار دهید که بدون شما کارهای بزرگی انجام شود.”

جان سی. ماکسول نویسنده و سخنران :به جای سخت کار کردن هوشمندانه کار کنید.

بدون سیستم‌های با کیفیت در کسب و کار، شما در نهایت به خاطر کار سخت و بیش از حد طولانی خسته و ناامید می‌شوید. گاهی اوقات ممکن است تعجب کنید که صاحب کسب و کار با داشتن یک ایده خوب نیاز دارد تمام ساعت‌ها و زمان‌ها در حال کار کردن باشد. خوشبختانه اضافه کردن سیستم‌های تجاری مناسب باعث سهولت و آزادی بیشتری خواهد شد و زمان آزاد بیشتری در اختیار صاحبان کسب وکار قرار می‌دهد.

سیستم سازی و ارزش مالی بلند مدت آن:

• سیستم‌ها و خودکارسازی‌ها، سود را تولید می‌کنند اما به شیوه‌ای غیرمستقيم و مدرن.
• خودکارسازی‌ها زمان را برای شما ذخیره می‌کنند و این زمان در آینده برای شما پول ایجاد خواهد کرد.

مزیت های کلیدی که از سیستم‌سازی به دست می‌­آورید:

1. به کسب و کار شما اجازه رشد به صورت یکپارچه می‌دهد(نتایج یکپارچه): سیستم‌ها فرآیندهای تکراری هستند که بدون در نظر گرفتن اندازه کسب و کار یا صنعت یا محل کار می‌کنند. سیستم‌ها به شما اجازه می­دهند رویه‌ها و کارهایی‌ را که در یک واحد سازمانی یا کسب و کاری خاص انجام شده را کپی کرده و دقیقاً در نقاط مختلف دیگری انجام دهید تا بتوانید کسب و کارتان را توسعه و رشد دهید. در این­صورت خواهید توانست یک کار را چندین بار به گونه‌ای انجام دهید که نتایج عالی مشابهی به دست آورید. بنابراین هر بار که شعبه جدید تاسیس می‌کنید یا مکان جدیدی را راه‌اندازی می‌کنید یا حتی نیروی جدیدی استخدام می­کنید، نیاز به اختراع دوباره چرخ نیست! شما می‌توانید با کمک سیستم‌ها بی‌نهایت بار و به صورت نامحدود از روی کسب و کار خودتان تکثیر کنید فراموش نکنید که سیستم کسب وکار به منظور ارائه نتایج موثر، کارآمد و تکرار شدنی طراحی شده است؛ حالا فرقی نمی کند ایمنی کار را مد نظر قرار دهیم یا کیفیت اجرای آن را.
2. وقتی قرار است کسب و کارتان را بفروشید،‌ قیمت را بالاتر اعلام خواهید کرد: در کشور ما فروش کسب و کار موفق خیلی رواج ندارد ولی در این خصوص شاهد رشد فزاینده­ ای هستیم منتها در مواردی که کسب و کار موفق به فروش رسیده است، متاسفانه افت قابل توجهی در عملکرد کسب و کار فروخته شده شاهد هستیم. بسیاری از افراد به دنبال خرید کسب و کاری هستند که با یک کلیک (به سرعت)، عملیات کاری و تولید را شروع کنند. در واقع کسب و کاری برای فروش ارزشمند است که پس از خروج صاحب فعلی و ایجاد کننده کسب و کار بتواند با قدرت و سرعت سابق بلکه بهتر به مسیر خود ادامه دهد. سیستم‌ها به یک کسب و کار ارزش می‌بخشند و کسب و کار می‌تواند بدون مشارکت بنیانگذار آن ادامه یابد نه اینکه لازم باشد بنیانگذار کسب و کار یا نفرات کلیدی در آن حتماً حضور داشته باشند. به خوبی برای سیستم‌سازی کسب وکارتان زمان تخصیص دهید تا در زمان فروش بتوانید بالاترین قیمت را ارائه دهید.
3. پول را روی منابع ذخیره می‌کند.
4. نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار ایجاد می‌کند: یکی از ارزشمندترین مزایای سیستم‌ها، قابلیت اطمینان آنهاست. هنگامی­ که سیستم‌های اثبات شده‌ای دارید، در هر زمان نتایج مناسب، مطلوب و قابل اندازه‌گیری را به صورت مکرر به دست خواهید آورد.
5. می‌­توانید ارّه خود را تیز کرده و کسب و کارتان را توسعه دهید. توسعه آسان‌تر می‌شود. می‌توانید از سیستم کسب‌وکار خود کپی بگیرید و آن را گسترش دهید.
6. فرآیندهای اصلی شرکت متکی به یک شخص نخواهد بود (عدم اتکای کسب و کار به اشخاص):کارآفرینان باید دستورالعمل‌هایی را برای نحوه‌ی اجرای دقیق کارها تدوین کنند تا کسب و کار بتواند بدون تکیه بر آن‌ها و یا هیچ شخص دیگری مسیر خود را بپیماید. سیستم سازی کسب و کار از طریق جایگزین کردن روال‌ها و فرآیندها با اشخاص، به کسب و کار ثبات بخشیده و از این طریق سبب افزایش تمرکز مدیران بر توسعه‌ی قسمت‌های دیگر می‌شود. کسب و کارهایی که متکی به اشخاص یا کارکنان باشند، با هرگونه تغییری در نیروی انسانی دچار مشکل می‌شوند.
7.  حفظ دست آوردهای سازمان در طول زمان (تثبیت دستاوردها):امروزه کسب و کارهایی که به سیستم سازی پرداخته باشند، از شانس بیشتری برای حضور پایدار در بازارهای رقابتی برخوردار هستند. این شانس بیشتر به دلیل سیستماتیک بودن کارها، تثبیت دستاوردهای قبلی و رو به جلو بودن آن‌ها است. این در حالی است که در کسب و کارهای فاقد سیستم ممکن است در هر مرحله از مسیر، تمام دستاوردها از بین بروند و کسب و کار از هم فرو بپاشد.
8.  کاهش خطای انسانی در انجام فرآیندها :یکی از مهم‌ترین علت طراحی سیستم‌های کسب و کار، کاهش خطاها و شفافیت بیشتر عملکردها است. در سیستم‌های کسب و کار نقش عوامل انسانی به میزان قابل ملاحظه‌ای کاهش می‌یابد و در نتیجه احتمال وقوع خطاهای انسانی کمتر می‌شود.
9. مدیریت دانش: این مقوله یکی از بخش‌های مهم هر کسب و کاری محسوب می‌شود که ممکن است با رفتن یک یا چند نفر از افرادی که در شرکت مسؤلیتی به عهده دارند، دچار اختلال شود. سیستم سازی نوعی استقلال هویتی برای کسب و کار به وجود می‌آورد به گونه‌ای که با وجود افراد مختلف بتواند بدون هیچ‌گونه مشکلی به مسیر خود ادامه دهد.
10. دسترسی ساده به اطلاعات و امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها (تسهیل مدیریت اطلاعات):در کسب و کاری که عمل سیستم سازی انجام گرفته است، دسترسی به اطلاعات توسط مدیران و کارمندان به راحتی انجام می‌گیرد و این اطلاعات در هر مرحله قابل پیگیری و تجزیه و تحلیل هستند.
11. تمرکز بیشتر مدیران در توسعه کسب و کار به جای کنترل فرآیندها: بسیاری از مدیران فکر می‌کنند که باید بیشتر کارها را خودشان انجام دهند، چون احتمالا کارمندانشان به اندازه آن‌ها توانایی انجام کارها را ندارند؛ از طریق سیستم سازی کسب و کار، مدیران می‌توانند بیشتر کارهایی را که تا قبل از آن خودشان مجبور بودند انجام دهند، به کارمندان واگذار کنند و خود به توسعه هرچه بیشتر کسب و کار بیندیشند. وجود سیستم در یک کسب و کار اعتماد به یک سری از استانداردها است که زیاد به اشخاص اتکایی ندارد.
12. کاهش هزینه ها و افزایش سوددهی: با کار کمتر، سود بیشتری کسب خواهید کرد. زودتر ثروتمند می‌شوید. تقریبا ثابت شده است که زمان و نحوه پیاده سازی سیستم های کسب وکار منجر به کاهش هزینه ها خواهند شد. سیستم های کسب و کار قصد دارند هزینه ها را بدون اتخاذ راه های میان بر کاهش داده و اغلب منجر به کاهش فرسایش سودآوری و افزایش درآمدها خواهند شد.
13. به کمک سیستم‌سازی می‌توانید تفویض اختیار (Delegation) کنید. تفویض اختیار یعنی واگذاری مسئولیت‌ها به کارمندان. تفویض اختیار با یک کسب‌وکار سیستمی شده آسان‌تر است شما رهبر کسب‌وکار خود هستید. تیم شما نیازمند راهنمایی شماست. ضروری است که هر یک از اعضای تیم شما از اینکه چه انتظاری از آن‌ها دارید، آگاه باشند. وقتی کسب‌وکار خود را سیستم سازی می‌کنید، همه‌ی این موارد کاملاً واضح‌تر می‌شود. درنهایت شما می‌خواهید وظایف را به اعضای تیم بسپارید و آن‌ها را با کمترین نظارت (در صورت وجود) انجام دهید. حتی اگر اعضای تیم جدیدی داشته باشید، آن‌ها می‌توانند با استفاده از سیستم پاسخ پرسش‌های خود را به دست آورند و وظایف محوله‌ی خود را به کارآمدترین و مؤثرترین روش انجام دهند.
14. به کمک سیستم‌سازی می‌توانید برون‌سپاری (Out Sourcing) کنید. برون‌سپاری یعنی واگذاری مسئولیت‌ها به افرادی خارج از سازمان.
15. در محل کار وقت شما برای کارهای مهم‌تر، از جمله فکر کردن آزاد می‌شود. فکر کردن، از سخت‌ترین کارهای دنیاست!
16. با کمترین حضور شما کارها به صورت خودکار و اتوماتیک انجام می‌شود. فرصتی برای استراحت و تفریح خواهید داشت.
17. با کاهش اقدامات و تصمیمات سلیقه‌ای یا پراکنده، رفتار کسب‌وکار شما منسجم‌تر می‌شود و این به برندسازی (Branding) شما کمک خواهد کرد.
18. مشکلات را به صورت ریشه‌ای (سیستماتیک) حل می‌کنید. پس خطاها و اشتباهات کم می‌شوند و زیان مالی کاهش می‌یابد.
19. تعادل بین زندگی کاری و زندگی شخصی، بهتر حفظ می‌شود و خانواده از شما راضی‌تر خواهند بود.
20. تعارضات (Conflicts) و ابهامات شغلی بین کارکنان کمتر می‌شود و بهره وری (Productivity) افزایش می‌یابد.
21. با سیستم سازی، می‌توانید با دقت شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPi) طراحی کنید و کار خود را ارزیابی و عیب‌یابی کنید.

22. استرس شما کمتر خواهد شد:بهترین دلیل برای سیستم سازی کسب‌وکار شما کاهش سطح استرس شماست. برای دستیابی به اهدافتان بسیار مهم است که سلامت باشید و استرس می‌تواند بر سلامتی شما تأثیر منفی بگذارد. این را در نظر بگیرید که همیشه تصمیمات اصلی که باید برای کسب‌وکار خود بگیرید همراه با استرس خواهد بود. یک سیستم قرار نیست استرس را از بین ببرد. اما اگر روی چیزهای کوچک نیز استرس دارید، این یک نگرانی واقعی است. هنگامی‌که شما صاحب کسب‌وکار هستید باید با جزئیات زیادی کنار بیایید. برای موفقیت واقعی، روزانه اتفاقات زیادی در کسب‌وکار شما رخ خواهد داد و شما به یک تیم خوب برای حمایت از کسب‌وکارتان نیاز خواهید داشت. تیم شما نیاز به راهنمایی از طرف شما دارد و این بهترین نتیجه‌ای است که از طریق سیستم سازی حاصل می‌شود. برای سیستم سازی مؤثر کسب‌وکار خود باید اطمینان حاصل کنید که تمامی اعضای تیم شما مشارکت فعال داشته باشند. آن‌ها سهم ارزنده‌ای دارند و نتیجه‌ی نهایی کسب‌وکار شما بسیار روان خواهد بود. این باعث فشار روانی کمتری خواهد شد.

1. یک کسب‌وکار سیستمی شده منسجم و باثبات است:انسجام و ثبات زیادی دارد. بسیار اهمیت دارد که کسب‌وکار شما یک تجربه‌ی ثابت را در اختیار مشتریان و تأمین‌کنندگان قرار دهد. این کار باعث می‌شود اعتبار کسب‌وکار شما به میزان قابل‌توجهی افزایش یابد. موفق‌ترین فرانچایزها در جهان بر ثبات و انسجام تمرکز دارند. مانند مک‌دونالد که آن‌ها تجربه‌ی مشابهی به مشتری در همه‌ی دنیا ارائه می‌دهند. آن‌ها این کار را انجام می‌دهند زیرا روشی مؤثر است و شما نیز باید ثبات و انسجام کسب‌وکار خود را دنبال کنید.
2. یک سیستم به شما کمک می‌کند تا شکاف‌ها را شناسایی کنید:هنگامی‌که کسب‌وکار شما سیستم سازی می‌شود می‌توانید شکاف‌ها را شناسایی کنید. ممکن است لازم باشد اعضای جدیدی را که دارای مهارت خاصی هستند برای انجام کارهای خاصی استخدام کنید. شاید شما در حال حاضر این وظایف را انجام دهید زیرا هیچ‌کس دیگری نمی‌تواند آن را انجام دهد. داشتن یک تیم مناسب در کسب‌وکارتان برای موفقیت در کار شما ضروری است. هنگامی‌که کسب‌وکار خود را سیستم سازی کنید، شناسایی نوع افرادی که به آن‌ها احتیاج دارید آسان خواهد بود.

25. با استفاده از یک سیستم زمان بیشتری برای انجام کارهایی که باید انجام دهید، خواهید داشت:با سیستم سازی کسب‌وکار و داشتن تیم مناسب در محل کار می‌توانید اطمینان داشته باشید که باوجود شما یا بدون وجود شما کسب‌وکار شما خیلی روان و بدون مشکل به کار خود ادامه خواهد داد و زمان بیشتری برای خود و تحقق اهداف کسب‌وکارتان خواهید داشت.
26. برآورده سازی انتظارات و ارائه خدمات بهتر به مشتریان: چنانچه از رویکردی سیستماتیک استفاده کنید، سازمان شما خواهد توانست همه احتمالات مربوط به خواسته و نیازهای مشتریان را تحلیل کرده و آن ها را مورد بررسی و انطباق با اهداف سازمانی قرار دهد. سیستم هر کسب و کاری، عامل اصلی موفقیت برند آن کسب و کار تلقی می گردد و در نهایت منجر به بهبود تعامل با مشتریان، کارمندان و عوامل اجرایی خواهد شد، بدون مشتری، هیچ کسب و کاری وجود نخواهد داشت. بنابراین بسیار مهم است که بطور مداوم راه ‎هایی برای بهبود تجربه مشتری پیدا کنید. اگر تنها به سیستم‌های دستی منسوخ تکیه کنید، درخواست یا شکایت مشتری می‎تواند به آسانی نادیده گرفته شود. سیستم‎ سازی می‎تواند به شما در ارائه خدمات بهتر به مشتریان و پاسخگویی سریعتر به شکایات آنها کمک کند.
27. تعامل کارمندان: هدف از سیستم سازی، ایجاد آموزش و فرصت های مناسب برای همه کارمندان است تا بتوانند کارهای خود را به صورت موثر انجام دهند. صاحبان کسب و کار به دنبال تقویت ایده ها و خلاقیت کارمندان هستند و طی فرآیند سیستم سازی می توان مشارکت های فردی را نیز افزایش داد.
28. شناسایی کارهای زائد: هنگامی‎که درک بیشتری از سیستم­ها و فرآیندهای انجام کار خود داشته باشید، می ‎توانید تعیین کنید که آیا فعالیت‌ها واقعاً ضروری هستند یا خیر.
29. شناسایی و از بین بردن کارهای زائد، مزایای بی شماری دارد. به جای صرف زمان برای انجام یک کار بی‎ فایده، کارکنان شما قادرند بر آنچه که مهم است و آنچه که به کسب و کار کمک می‎کند تمرکز کنند.
30. افزایش مسئولیت پذیری و کاهش استفاده از میکرو مدیریت: میکرو مدیریت سبکی از مدیریت است که در آن از نزدیک وظایف کارکنان کنترل شده و آزادی در محیط کار وجود ندارد. مطالعات نشان داده است که میکرو مدیریت اغلب به عنوان بزرگترین دلایل ترک کار شناخته شده است.

با نقشه­ برداری واضح از فرآیندها و سیستم­ها، همه می‎دانند که چه وظایفی باید تکمیل شود، چه کسی آنها را تکمیل ‎کند و چه زمانی باید پایان یابند. بنابراین مدیران زمان کمتری را وقف امر و نهی به کارکنان خواهند کرد. این امر به نوبه خود، باعث افزایش رضایت شغلی افراد و بهبود روابط بین مدیران و کارکنان می‎شود.

31. بهبود ارتباطات: ارتباطات ضعیف میان بخش­ها یک مشکل معمول در کسب و کارها است که اغلب با آن برخورد نمی‎شود. بینشی که سیستم‎ سازی به ما می‎دهد می‎تواند کیفیت ارتباطات را در محل کار بطور چشم گیری افزایش دهد.
32. بهبود کیفیت محصولات یا خدمات: اغلب کارکنان با توجه به افرادی که در دسترس هستند انتخاب می‎شوند و نه با توجه به اینکه بهترین مهارت را برای انجام آن کار دارند. یکی دیگر از دلایل اهمیت سیستم‎ سازی این است که اجازه می‎دهد فکر کنید و افرادی را انتخاب کنید که برای انجام وظایف مناسب هستند. همچنین می‎توانید با خودکار کردن بسیاری از فعالیت­ها، احتمال خطاهای انسانی را کاهش دهید. با گذشت زمان، این امر کیفیت محصولات و خدمات شما را بهبود می‎بخشد.
33. ایجاد درک بیشتر از فرآیندهای کسب و کار: یکی از بزرگترین دلایل اهمیت سیستم‎ سازی فرآیندهای انجام کار این است که بهترین دید را در مورد سیستم­ها و فرآیندها به شما می‎دهد. نقشه برداری از سیستم­های کسب و کار به شما امکان می‎دهد که دید کلی‎تر و دقیق‌‍ تری از کسب و کارتان داشته باشید.

34.  آزادتر شدن وقت مدیر:اگر سیستم سازی را به درستی انجام دهید، به‌عنوان مدیر لازم نیست در تمام جزئیات و تصمیم‌‌گیری‌های کوچک نقش داشته باشید. وقت شما آزادتر می‌شود و می‌توانید به اندازه کافی به تفریح و استراحت بپردازید که همین موضوع باعث افزایش عملکرد شما در محل کار می‌شود.

35.  پرداختن به کارهای مدیریتی:اغلب مدیران در محل کار، کارهای یک مدیر را انجام نمی‌دهند. آن‌ها در بهترین حالت یک کارمند خوب هستند و کارهایی را انجام می‌دهند که از عهده یک کارمند خوب به راحتی برمی‌آید. کارهایی مانند حسابداری، امور مالی، خرید مواد اولیه و حتی مذاکره با خریداران جزو کارهای یک مدیر نیست.

کارهای کلیدی یک مدیر مواردی مثل استخدام، اخراج، انگیزش کارکنان، هدف‌گذاری، تعریف پروژه، طراحی استراتژی و … هستند. اگر سیستم سازی نکنید هیچ‌گاه فرصت کافی نخواهید داشت تا به کارهای واقعی یک مدیر بپردازید!

لطفاً دقت کنید. در بسیاری از کسب و کارها که به عنوان مشتری با آنها تعامل داشته ­ایم، شاهد نوسان در کیفیت ارائه محصولات یا خدمات­شان هستیم. در ابتدا محصول یا خدمت خوبی ارائه می­کنند ولی به تدریج و به مجرد اینکه تعدادی مشتری پیدا کردند، کیفیت ارائه محصولات و خدمات آنها دچار افت و نوسان شدید می­شود. علت این امر چیست؟

در این کسب و کارها تولید محصول یا ارائه خدمت، قائم به افرادی است که آنرا انجام می­دهند. پس از نوسان در کیفیت محصول یا خدمت، کسب و کار به تدریج مشتریانی را که به دست آورده است از دست داده و درسراشیبی سقوط قرار خواهد گرفت. در حالی­که اگر پشت تولید محصول یا ارائه خدمت بجای افراد، سیستم­ها مستقر بودند، کیفیت در یک سطح یکنواخت و استاندارد قرار می­گرفت و با تغییر یا جابجایی افراد دچار نوسان نمی­شد.

فرض کنید، می‌خواهید خدمات پس از فروش شما عالی باشد. اگر فقط ۵ مشتری دارید، این کار بسیار ساده است و یک کارمند باهوش به‌راحتی می‌تواند به این ۵ نفر خدماتی عالی ارائه بدهد. اگر کسب‌و‌کار شما ۵۰۰ یا حتی ۵۰۰۰۰ مشتری داشته باشد، دیگر امکان‌پذیر نیست که صرفا با نیروی انسانی باهوش کار را پیش ببرید. شما به سیستمی نیاز دارید که شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار و برنامه‌ریزی دقیق است تا بتوانید به چند هزار نفر خدمات بدهید.

 چه کسانی به سیستم سازی نیاز دارند؟

بسیاری از مدیران و کارآفرینان در روز بیش از ۸ ساعت کار می‌کنند و همیشه پرمشغله هستند. این گروه از افراد فکر می‌کنند با ساعات کاری بیشتر می‌توانند تمام کارها را به‌خوبی به پایان برسانند. ولی آیا توجه کرده‌اید که تمام کارآفرینان موفق دنیا، زندگی متفاوتی دارند. خیلی کم پیش می‌آید که یک کارآفرین موفق را ببینید که در روز ۱۰ ساعت کار ‌کند و همیشه پرمشغله و خسته باشد.

راز موفقیت در کسب‌و‌کار لزوما بیشتر کار کردن نیست. تمام مدیرانی که کسب‌و‌کارهای بزرگ را اداره می‌کنند با اصطلاحی به نام «سیستم سازی» آشنا هستند. اگر به کسب‌و‌کارمان مثل یک سیستم نگاه کنیم شاید بتوانیم با ایجاد تغییراتی، باعث رشد آن شویم.

چنانچه حداقل، یکی از موارد زیر در شما یا کسب و کارتان وجود داشته باشد، شما نیاز به سیستم سازی دارید.این‌ها نمونه‌هایی از صدها دلیل برای این موضوع است، که نیاز ما به سیستم سازی قطعی است

۱- کسانی که از وقفه‌های دائمی کارمندان در حین کار به ستوه آمده‌اند و مجبورند بخشی از تمرکز ذهنی خود را بر نظارت‌های سخت بر عملکرد کارمندان قرار دهند.

۲- کسانی که به حفظ و رشد مستمر کسب و کار خود فکر می‌کنند و فقط دنبال آن نیستند که خود تمام کارها را انجام دهند و مالکیت شخصی خود را در تمام فرآیندها اعمال کنند. این افراد از طریق سیستم سازی کسب و کار از حداکثر توان کارکنان خود استفاده می‌کنند.

۳- کسانی که ایده‌ها و برنامه‌های زیادی دارند و همیشه تصور کرده‌اند که به دلیل مشغله‌ی زیاد و نبود زمان کافی هیچ‌گاه نمی‌توانند به همه‌ی آن‌ها برسند. سیستم سازی کسب و کار زمان و انرژی این دسته از افراد را بهینه کرده و به آن‌ها فرصت رسیدگی به کارهای دیگر را می‌دهد.

۴- کسانی که چند کسب و کار دارند و می‌خواهند همه‌ی آن‌ها را با هم مدیریت کنند بدون آن که خود را از نزدیک درگیر جزیی ترین کارها نمایند.

۵- کسانی که می‌خواهند علاوه بر حفظ کسب و کار خود آن را به نسل‌های بعد نیز منتقل کنند و نیروهای متخصص بپرورانند..

6-چالش برنامه‌ و اجرا : بارها هدفگذاری و برنامه ریزی می‌کنیم ولی هیچ وقت درست اجرا نمی‌شود و به آخر نمی‌رسد!

7-انباشت کارها :همواره با انبوهی از کارهای انجام نشده و جدید مواجهیم و هیچ وقت به یک وضعیت مطلوب نمی‌رسیم!

8-دام روزمرّگی :ما نیستیم که کسب و کارمان را پیش می‌بریم، بلکه اتفاقات روزمره هستند که به ما مسیر می‌دهند!

9-عدم پیشرفت :هیچ رشد رتبه‌ای و مالی نداریم و گویا فقط تلاش می‌کنیم که حذف نشویم و باقی بمانیم!

10-ضعف ارزیابی :معیاری برای سنجش عملکرد پرسنل، کسب و کار و نیز میزان رضایتمندی مشتریانمان نداریم!

11-کمبود زمان :مدام با کمبود وقت مواجهیم، کارها در زمان مقرر انجام نمی‌شود، در نتیجه همیشه بدقول می‌شویم!

12-مشکل استخدام :اصلا کارمند خوب پیدا نمی‌شود یا من پیدا نمی‌کنم، اگر هم پیدا بشود، دوام نمی‌آورد و نمی‌ماند!

13-واگذاری بی‌نتیجه :وظایف کارمندان را مشخص و واگذار کرده‌ام اما کماکان خودم باید پاسخگوی سؤالات مشتریان باشم!

14-کمبود انرژی و انگیزه :دچار کمبود انرژی و گاه انگیزه هستیم ولی شرایط این را هم که به خودمان مرخصی بدهیم نداریم!

15-کسانی که هرچه کار می‌کنید پیشرفت کافی ندارند
16-مدیری که اگر سرکار نرود همه‌چیز از هم می‌پاشد
17-کسی که لذت شما از کار کردن کمتر شده است
18-زمانی که کارهای ناتمام بسیار زیادی دارید

هدف ما از سیستم سازی آن است که با حداقل حضور در محل کار، تمام کارها به‌خوبی پیش برود. احتمالا زمانی که کارآفرین شدید یکی از اهدافتان این بود که علاوه بر موفقیت در کسب‌و‌کار، وقت کافی برای استراحت و تفریح داشته باشید.

چرا اغلب مدیران سیستم سازی نمی‌کنند

۱. بی‌علاقه بودن به واگذاری کارها

بسیاری از مدیران این تفکر اشتباه را دارند که هیچ‌کس مانند خودشان نمی‌تواند کارها را به‌خوبی انجام بدهد. عده‌ای دیگر فکر می‌کنند اگر کارهای مهم را به دیگران واگذار کنند خودشان فرد بی‌ارزشی خواهند بود یا کارکنان از آن‌ها حساب نخواهند برد.

اگر افرادی مثل بیل گیتس، استیو جابز و … این‌طور فکر می‌کردند هنوز یک شرکت بسیار کوچک داشتند و احتمالا خودشان در حال برنامه‌نویسی بودند! چون فکر می‌کردند هیچ‌کس مثل خودشان نمی‌تواند برنامه‌نویسی کند. برای ساختن یک کسب‌و‌کار موفق هیچ راهی ندارید جز واگذاری کارها به دیگران. البته شاید این واگذاری تا مدت‌ها با آموزش و نظارت همراه باشد تا به نتیجه مطلوب برسید.

۲. ترس از فناوری

اگر می‌خواهید به سیستم سازی بپردازید باید از فناوری استفاده کنید. مثلا اپلیکیشن‌هایی وجود دارد که توسط آن‌ها می‌توانید کارها را فهرست کنید. سپس هر کار را به یک کارمند واگذار کنید. پیام خودکاری به کارمند ارسال خواهد شد و یادآوری خواهد کرد که کار باید انجام شود. همچنین کارمند می‌تواند روند پیشرفت کار را اعلام کند و شما در اپلیکیشن وضعیت کارها را بررسی کنید. این موارد نیاز به استفاده از نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های مختلف دارد. شاید برخی از مدیران از این موارد ترس دارند، ولی برای پیشرفت، باید بر این ترس غلبه کنید!

البته یک راهکار دیگر هم وجود دارد! تمام کارهای مربوط به فناوری را به یکی از اعضای تیم واگذار کنید و به او اعتماد کنید. شما فقط بگویید دقیقا دنبال چه نتیجه‌ای هستید و آن فرد تحقیق کند و سخت‌افزار و نرم‌افزار مناسب را تهیه کند تا به سیستم کسب‌و‌کارتان اضافه شود.

۳. پرمشغله بودن

بسیاری از کارآفرینان بیش از حد پرمشغله هستند. البته این موضوع خودش نشانه بدی است و نشان می‌دهد مشکلی وجود دارد. یک مدیر موفق نباید خیلی پرمشغله باشد. اگر خیلی پرمشغله هستید دلیلش آن است که اغلب کارهایی که در روز انجام می‌دهید اصلا کار شما نیست! کار کارمندانتان است! شما همیشه باید وقت کافی برای فکر کردن، برنامه‌ریزی، طراحی استراتژی و … داشته باشید.

یک دانش‌آموز دوچرخه‌ای را در دستش گرفته بود و با سرعت به سمت مدرسه می‌دوید. دوستانش می‌گویند چرا سوار دوچرخه نمی‌شوی؟ او می‌گوید: «آن‌قدر دیر شده است که فرصت ندارم دوچرخه را پایین بگذارم و سوارش شوم!» کار بسیاری از کارآفرینان این‌طور است!

4. ایده‌آل گرایی

برخی از مدیران بسیار ایده‌آل‌گرا هستند. همین موضوع باعث می‌شود بیشتر وقت خودشان را با برنامه‌ریزی و بررسی مواردی بگذرانند که هیچگاه اجرایی نمی‌شود. ایده‌آل‌گرایی باعث می‌شود تا تمام جوانب کار با دقت بررسی نشده، هیچ اقدامی صورت نپذیرد. همین موضوع باعث به تعویق افتادن کارها می‌شود. مدیران ایده‌آل‌گرا کمتر به سیستم سازی می‌پردازند چون نیاز به ایجاد تغییرات زیادی در کسب‌و‌کار است.

چگونه برای کسب‌وکار خود سیستم سازی کنیم؟

یک سری مراحل وجود دارد که باید برای سیستم سازی کسب‌وکار خود انجام دهید. آنچه باید آن را به پایان برسانید یک سری رویه‌های مستند به نام SOP (رویه‌های استاندارد عملیاتی) است. این رویه‌ها به هرکسی که آن‌ها را مطالعه کند دقیقاً می‌گوید که برای انجام یک کار خاص باید چه کاری انجام دهد. آن‌ها یاد خواهند گرفت که چه کاری باید انجام دهند، چگونه این کار را انجام دهند و چه زمانی این کار را انجام دهند.باید توجه داشته باشید که همین الان هم کسب‌وکار شما در حال کار کردن است. پس لازم نیست تمام کارها را متوقف کنید تا بعد از سیستم سازی مجددا کارها را آغاز کنید. بخشی از وقت و انرژی خود را صرف سیستم سازی کسب‌وکار خود کنید تا به‌تدریج به یک سیستم کارآمد برسید. ممکن است بارها تغییراتی در سیستم به‌وجود آورید تا آن را بهتر کنید. نگران نباشید! سیستم سازی برای خیلی از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، مثل لانه‌سازی پرنده‌هاست و به تدریج کامل‌ و کامل‌تر می‌شود. فقط همیشه اصول سیستم سازی را رعایت کنید. بدون متعهد شدن به رعایت این اصول، به سیستم سازی حتی فکر هم نکنید!

اصول سیستم سازی در کسب و کار

داشتن هدف و برنامه مشخص

توجه به دستورالعمل ها

توجه به تیم سازی

استفاده از ابزارها

داشتن تفکر سیستمی

اصل ۱. هدف سیستم باید مشخص باشد.

همان‌طور که گفتیم، سیستم باید هدف داشته باشد. اهدافی شوق‌انگیز، مکتوب و SMART! ضمنا باید بدانیم در چه زمانی و با چه منابعی می‌خواهیم به این اهداف برسیم.لازم است قبلا اهداف و برنامه‌های کسب‌وکارتان را تنظیم و اولویت‌بندی کرده باشید تا بتوانید سیستم سازی را شروع کنید. این موضوع شامل هریک از فرآیندهای جاری در کار شما نیز هست. تمام فرآیندها باید هدف مشخصی داشته باشند. حتی برای سیستم سازی هم باید هدف و برنامه داشته باشید. قبل از اجرای گام‌به‌گام یک سند چشم‌انداز تهیه کنید. بزرگترین فایده مکتوب کردن چشم‌انداز این است که مجبورید تخیل و تجسم خود را به کار گیرید تا آینده را ترسیم کنید! به این وسیله خود را کوچ (مربی‌گری) می‌کنید.

اصل ۲. تفکر سیستمی داشته باشید. 

می‌خواهیم به‌بیان ساده بگوییم تفکر سیستمی چیست. لطفا به این توضیحات دقت کنید:

• مشکلات جدی و تکرار شونده در کسب‌وکار خود را ریشه‌یابی و یکبار برای همیشه حل کنید. مسکن‌ها برای استفاده موقت هستند.
• موتور هواپیما خیلی قدرتمند و باشکوه است ولی اگر روی خودروی سواری نصب شود، نه‌تنها پرواز نمی‌کند بلکه دیگر راه هم نخواهد رفت.
• اگر با یک تجربه و پس‌انداز کوچک قصد تاسیس فروشگاه اینترنتی دارید، از وردپرس و ووکامرس استفاده کنید. فعلا سایت اختصاصی را فراموش کنید.
• اگر به کت‌وشلوار نیاز ندارید، بهتر است برای یک دکمه، کت ندوزید!‌
• با یک بدن ۷۰ کیلویی،‌ نمی‌توانید وزن یک مغز ۱۲۰ کیلویی را تحمل کنید.
• علف‌های هرز را از ریشه درآورید یا اینکه خاک باغچه را عوض کنید، وگرنه با ساقه‌های کلفت‌تر و ریشه‌های عمیق‌تر بازهم سر از خاک درمی‌آورند!

اگر بخواهیم به‌شکلی کتابی‌تر به این بپردازیم که تفکر سیستمی چیست باید بگوییم:

• داشتن دید هلیکوپتری و دیدن یکجای کل سیستم، اجزا و ارتباطات بین اجزا.
• کاوش علت‌های ناپیدا و دیدن ریشه‌های عمیق موضوعات.
• رعایت انسجام، یکپارچگی و تناسب در دیدن، فکر کردن و عمل کردن.
• دقت به سیستم‌های موفق در طبیعت، جوامع و کسب‌وکارها برای الگوبرداری.
• توجه دائمی به اهداف نهایی کل سیستم.
• کشف روابط متقابل بین اجزای سیستم و موضوعات.
• صرف‌نظر کردن از بهینه‌سازی‌های جزئی و پراکنده.

• حالا می‌توانیم خیلی خلاصه‌تر بگوییم که تفکر سیستمی چیست. هر تغییری که در اجزای سیستم ایجاد می‌کنید یا هر رفتاری که توسط هریک از آنها انجام می‌شود باید در مجموع به نفع اهداف نهایی سیستم باشد. به بیان دیگر، تمام اجزای فرآیند باید به صورت منسجم در هماهنگی با هم و در جهت اهداف کل عمل کنند. عملکرد اجزای سیستم باید با هم قابل جمع باشند تا به نتیجه مشخصی برسند. تقویت یک جزء از سیستم ممکن است فریبنده به نظر برسد ولی اغلب در عمل نمی‌تواند به نتیجه مطلوبی برسد، چون عملکرد منسجم را دچار اختلال می‌کند و در حقیقت سیستم سازی اتفاق نیفتاده است.
• مثال معروف این قضیه این است که موتور جت هواپیما را روی یک خودروی کوچک نصب کنید! در این صورت کارکرد اولیه خود را نیز از دست خواهد داد. مثال دیگر در دنیای کسب‌وکارهای اینترنتی این است که در اول راه یک فروشگاه اینترنتی کوچک باشید و به جای استفاده از یک CMS یا سیستم مدیریت محتوای آماده مثل ووردپرس(WordPress)، هزینه‌های هنگفتی بابت یک سیستم اختصاصی پرداخت کنید. یک انسان با بدنی ۷۰ کیلویی، نمی‌تواند یک مغز ۱2۰ کیلویی را حمل کند! بنابراین از بهینه‌سازی‌های جزئی صرف‌نظر کنید.

اصل ۳. از قدرت روتین‌ها و دستورالعمل‌های نجات بخش استفاده کنید.

حالا که می‌دانید تفکر سیستمی چیست، می‌توانید فرآیندهای کسب‌وکارتان را پیدا کنید. آنها را استانداردسازی کنید و برایشان دستورالعمل‌های گام‌به‌گام بنویسید. فرآیند یعنی سلسله عملیاتی که با مصرف منابعی مشخص، یک خروجی معین به‌دست دهد. این عالیست چون خواهید توانست بر اساس تعریف فرآیند، برای هریک از آن‌ها شاخص کلیدی عملکرد(KPi) تعریف کنید. اولویت با فرآیندهای پراهمیت و فرآیندهای تکراری است. برای نمونه، در یک کسب‌وکار اینترنتی، معمولا فرآیند‌های پراهمیتی وجود دارد که اتفاقا تکراری هم هستند. مثلا: فرآیند تولید محتوا، فرآیند سئو کردن محتوا، فرآیند ایمیل مارکتینگ، فرآیند تبلیغ‌نویسی، فرآیند فروش، فرآیند فروش جانبی و غیره. بعضی فرآیندها در دل فرآیندهای دیگر قرار می‌گیرند.

برای اینکه فرآیندهای خود را یکجا ببینید، کسب‌وکارتان را به شکل یک نمودار درختی(Tree Diagram) ترسیم کنید. کسب‌وکار شما تنه درخت است و هریک از فرآیندهای اصلی شاخه‌های آن هستند. به‌همین ترتیب، فرآیندهای فرعی نیز  شاخه‌های کوچکتر درخت هستند. مطمئن شوید که همه آنها را در جای درست خود شناسایی کرده‌اید. حالا می‌توانید فرآیندها را یکجا ببینید و اولویت‌بندی کنید.

زندگی ما پر از کارهای تکراری است که از روی عادت انجام می‌دهیم. این کارها، روتین شده‌اند و معمولا با سرعت زیاد و کیفیت یکنواخت انجام می‌شوند. در حقیقت ما به‌طور غریزی عادت‌ها و روتین‌ها را در بدن، روان و زندگی خود ایجاد می‌کنیم و از قدرت آنها استفاده می‌کنیم تا کارها را سریعتر، یکنواخت‌تر و با منابع کمتر انجام دهیم. ظاهرا بدن، مغز و روان ما به‌طور طبیعی دستورالعمل‌هایی می‌سازند تا کارها را برایمان ساده‌تر ‌کنند. این دستورالعمل‌های درونی، عملکرد مغز را چندبرابر می‌کنند.

حتی عصب‌شناسان معتقدند روتین‌ها و عادت‌های قدیمی با وجود آسیب مغزی یا بیماری آلزایمر، هنوز تا حدود زیادی به انجام درست کارهای روزمره کمک می‌کنند. انگار بخشی از وظایف مغز، به نخاع واگذار (تفویض اختیار) شده است! چون می‌دانید تفکر سیستمی چیست و با دقت الگوهای موفق در طبیعت را دنبال می‌کنید، درک می‌کنید که این همان کاریست که باید در کسب‌وکارتان نیز انجام دهید. البته به‌صورت آگاهانه و هوشمندانه. دستورالعمل‌ها بخشی از مغز کسب‌وکار شما هستند. آنها را توسعه دهید و تقویت کنید.

برای تمام فرآیندهای مهم و یا تکرای باید دستورالعمل داشته باشید تا در نبود شما، به خوبی خودتان و توسط دیگران انجام شود. مثلا تولید محتوا حداقل به سه دلیل، یکی از پراهمیت‌ترین فرآیندهای هر کسب‌وکار اینترنتی است. دلیل اول: به قول صاحب‌نظران «محتوا پادشاه است» پس باید به‌خوبی تولید شود. دلیل دوم: یک کار تیمی است، پس هماهنگی و همکاری زیادی می‌طلبد. دلیل سوم: اغلب یک کار جمعی پراکنده است و ممکن است افراد مختلف با سلایق گوناگون روی یک محتوا، کار کنند.

اصل ۴. تیم‌سازی کنید و اصول کار تیمی را به‌کار ببندید.

افراد، مهم هستند. تیم‌ها مهم‌ترند! افراد مجریان دستورالعمل‌ها و بخشی از سیستم‌اند و مهم‌تر اینکه باید در قالب یک کار تیمی و به شکل هماهنگ عمل کنند تا اهداف کلی سیستم محقق شود. اصل ۲ (تفکر سیستمی) را به یاد بیاورید. تیم‌سازی و ترویج مهارت کارتیمی بخشی از سیستم سازی است. اعضای تیمتان را طوری انتخاب کنید که بتوانند در کنار هم دستورالعمل‌ها را به‌خوبی اجرا کنند.

در حقیقت شرح وظایف افراد، حاصل‌جمع سه چیز است. اول، دستورالعمل‌هایی که باید اجرا کنند. دوم، کارهایی که باید بدون دستورالعمل انجام دهند. سوم، ایجاد هماهنگی با تیم در جهت اهداف سیستم. استمرار در اجرای دستورالعمل‌ها باعث می‌شود افرادتان در کار خود متخصص شوند. تخصص‌گرایی هم برای آنها مفید است و هم برای شما چون بهره وری هر دو طرف افزایش یافته است. تخصص‌گرایی یکی از کلیدهای بهره وری است، بنابراین سعی کنید تیم‌ها را در منافع افزایش بهره وری سهیم کنید. مراقب باشید که با تشویق‌های انفرادی، فردگرایی را ترویج نکنید. لطفا همیشه به خود یادآوری کنید تفکر سیستمی چیست. سیستمی فکر کنید و از بهینه‌سازی‌های جزئی اجتناب کنید.

به‌عنوان یک شخص فعال در حوزه کسب‌وکار باید حداقل‌های مبحث مدیریت منابع انسانی را بدانید. مثلا باید مفاهیم و راه‌کارهای استخدام، انگیزش، نگهداشت، آموزش، تشویق، تنبیه، اخراج، شرح شغل، وظیفه و مدل شایستگی را بدانید. از آنجایی‌که باید برای هر شغلی در سازمان خود یک مدل شایستگی داشته باشید، در ادامه مختصرا آن را توضیح می‌دهیم.

توجه داشته باشید که اینجا مفهوم شایستگی ممکن است با معنای عام آن تفاوت‌هایی داشته باشد. لازم است با کلمه وظیفه نیز آشنا شوید. هر یک از گام‌های مندرج در دستورالعمل‌ها، یک وظیفه است. برای تهیه مدل شایستگی، وظیفه‌ها را تبدیل به یک یا چند شایستگی کنید. شایستگی‌ها می‌توانند از هر جنسی باشند. مثلا مهارت، نوع شخصیت، نوع برقراری ارتباط و حتی ابعاد بدن! به مثال‌های زیر توجه کنید.

وظیفه / فرآیند	شایستگی
هرنوع کار تیمی	هوشمندی، فروتنی، اشتیاق به‌ کار، نتیجه‌گرایی
انجام مکاتبات اداری	تسلط بر آیین نگارش، مهارت در تایپ ۱۰ انگشتی با سرعت ۵۰۰ کلمه در دقیقه با نرم‌افزار word
انتخاب عکس برای محتوا	آشنایی با UI/UX، مهارت در انتخاب ترکیب رنگ‌ها، جستجوی تصویر در اینترنت و گرافیک
سئو کردن محتوا	نظم و صبوری، آیین نگارش، تسلط بر افزونه Yoast SEO، تسلط بر Google Kewords
جابجایی جعبه‌‌های 10 کیلویی	سلامت جسم، بدون ضعف عضلانی، استخوان‌بندی متوسط یا درشت، قد بین ۱۶۰ تا ۱۷۰ سانتیمتر

طبیعی است که باید قبل از شروع همکاری از شایستگی‌ها و کیفیت کار افراد اطمینان حاصل کنید. برای این منظور آنچه افراد می‌توانند انجام دهند مهم است، نه آنچه خوب درباره‌اش صحبت می‌کنند! حتما آزمون عملی بگیرید و از قبل آزمون خود را طراحی کنید. بهتر است یک دوره آزمایشی برای همکاری تعیین کنید تا همه‌چیز مشخص شود. از آنجایی‌که می‌دانید تفکر سیستمی چیست کاملا درک می‌کنید که همه افراد، یکجا تمام شایستگی‌ها را ندارند. افرادی را جذب کنید که مهم‌ترین شایستگی‌ها را دارند و بقیه را به آنها آموزش دهید. شما ناچارید روی منابع انسانی خود سرمایه‌گذاری کنید. به همین دلیل هم هست که بعضی‌ معتقدند عبارت «منابع انسانی» باید منسوخ شود و به جای آن از «سرمایه انسانی» استفاده شود.

اصل ۵. از ابزارها استفاده کنید تا کارها ساده‌تر شود.

دانشمندان معتقدند یکی از رازهای بقای گونه‌ها در طبیعت، استفاده از ابزار است. موجودات باهوش‌تر ابزارهای کارآمدتری را به‌کار می‌گیرند و نسل آنها بیشتر ادامه پیدا می‌کند. گرچه حیوانات نمی‌دانند تفکر سیستمی چیست ولی تاحدودی از یادگیری سیستماتیک بهره‌مند هستند. توان استفاده از ابزار، در حقیقت یکی از معیارهای سنجش هوش و پیش‌بینی دوام گونه‌هاست! در مورد کسب‌وکارها هم همین‌طور است.

فرض کنید الان ۳۰ سال عقب‌تر برگردیم و کامپیوترهای خانگی یا شبکه اینترنت وجود نداشته باشد. چگونه می‌توانستیم این مقاله را به شما برسانیم و شما چگونه باید آن را می‌خواندید؟ احتمالا باید دست‌نویس می‌کردیم و بعدا در مجله یا روزنامه‌های چاپ می‌شدو بعد از آن شما به صورت اتفاقی یا به توصیه دوستان، آن مجله را پیدا می‌کردید و این مقاله را می‌خواندید! کار خیلی سخت‌تر می‌شد. به جرات می‌توان گفت یکی از رازهای بقا و دوام کسب‌وکارها، استفاده از ابزار مناسب است.

در سیستم سازی برای یافتن ابزارهای مناسب، تک‌تک فرآیندها و وظیفه‌ها را در نظر بگیرید و این ۴ سوال را از خود بپرسید:

1. چگونه می‌توانم آن را به‌کلی حذف یا اتوماتیک کنم؟
2. چگونه می‌توانم آن را آسان‌تر کنم؟
3. چگونه می‌توانم آن را سریع‌تر کنم؟
4. چگونه می‌توانم آن را ازران‌تر کنم؟

حتی می‌توانید از این فرمول در جستجوی گوگل هم استفاده کنید و در پاسخ دادن به این سوال‌ها توجه خود را به ابزارها معطوف کنید. با جستجو در وبسایت ما می‌توانید ابزارهای کارآمدی برای کسب‌وکارهای دیجیتال پیدا کنید. در ادامه به چند ابزار کارآمد اشاره می‌کنیم:

• WordPress: ابزار مدیریت محتوای وبسایت. برای ساختن یک وبسایت لازم نیست هزینه‌های گزافی بابت برنامه‌نویسی پرداخت کنید یا زمان طولانی برای آن به انتظار بنشینید. می‌توانید با استفاده از آن وبسایت خود را بسازید و با کمک افزونه‌های متعدد آن، تقریبا هر کاری را اتوماتیک کنید. این ابزار باعث حذف «برنامه‌نویسی» می‌شود و تمام فرآیندهای «مدیریت محتوا» را آسان‌تر، سریع‌تر و ارزان‌تر می‌کند.
• Hootsuite: ابزار مدیریت هم‌زمان شبکه‌های اجتماعی. فرض کنید هم‌زمان در ۵ شبکه اجتماعی مثل اینستاگرام، فیس‌بوک، تلگرام، یوتیوب و لینک‌دین فعال هستید. این ابزار به شما کمک خواهد کرد برنامه ریزی و مدیریت انتشار محتوای خود را یک‌بار انجام دهید. بنابراین موجب سریع‌تر شدن کار شما خواهد شد.
• Trello: ابزار مدیریت کار تیمی. فرض کنید ۷ نفر از اعضای تیمتان روی یک پروژه کار می‌کنند. هرکدام در جاهای مختلف بخشی از کارها را برعهده دارند. هر کدام از آنها به این ابزار دسترسی دارند و گزارش فعالیت‌های خود را در آن وارد می‌کنند. شما می‌توانید همه چیز را در یک نگاه ببینید. این ابزار باعث آسان‌تر شدن «کنترل برنامه‌» و «مدیریت پروژه» می‌شود.

مراحل اساسی سیستم سازی کسب و کار

برای پیاده سازی یک سیستم باید مراحل زیر را به صورت گام به گام طی کرد:

گام اول: بهره‌گیری از تجربیات کارمندان در شروع فرآیند سیستم سازی کسب و کار اهمیت زیادی دارد. به هرحال کارمندانی که در هر بخش از کسب و کار شما مشغول کار هستند، اطلاعات دقیق‌تری درباره‌ی حیطه‌ی وظایف خود دارند و با پیچ و خم‌های کارها آشنایی بیشتری دارند. برگزاری یک جلسه‌ی مشورتی برای شروع فرآیند سیستم سازی امری ضروری است.

گام دوم: در این مرحله باید مشخص کنید که چه فرآیندهایی وجود دارند تا بتوانید برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.

گام سوم: ابتدا و انتهای هرکدام از فرآیندها باید مشخص شود. باید بدانید که هر فرآیند قرار است از کجا شروع شود، در نهایت به کجا ختم شود و چه خروجی داشته باشد. نظرات کارمندان در این زمینه و ثبت اطلاعات آن‌ها از نتایج فرآیندها، مقدمه‌ای برای مراحل بعدی محسوب می‌شود.

گام چهارم: شناسایی نیازهای مشتریان باید به دقت انجام گیرد. هر فرآیند باید معطوف به بخشی از تأمین نیازهای مشتریان و در خدمت آن باشد. فرآیندهایی که بود و نبودشان تفاوتی ندارد، باید حذف شوند.

گام پنجم: پس از تعیین فرآیندها و جزییات آن‌ها باید برای آن‌ها مسئول انتخاب کنید. مسئول هر فرآیند کسی است که تعهد به پایان رساندن آن را برعهده دارد. این کار برای تضمین کارایی فرآیند ضروری است.

گام ششم: از همه‌ی کارهایی که در پنج مرحله‌ی قبلی انجام داده‌اید، مدلی تهیه کنید و آن را در قالب نمودار و اشکال گرافیکی بر روی کاغذ بیاورید. این کار به درک کلی شما از وضعیت سیستم طراحی شده کمک می‌کند. سعی کنید در طراحی نقشه‌های کسب و کار استانداردها را رعایت کنید تا برای همگان به راحتی قابل مطالعه باشد.

گام هفتم: سیستم طراحی شده باید مورد توافق همه و یا حداکثر کارمندان قرار گیرد تا اعتبار اجرایی لازم برخوردار باشد.

گام هشتم: به تیم کاری خود درباره‌ی سیستم طراحی شده آموزش‌های لازم را یاد بدهید. شاید به مقداری زمان نیاز باشد تا اعضای مجموعه‌ی شما بتوانند خود را با سیستم طراحی شده هماهنگ کنند.

گام نهم: در طراحی سیستم، زیاد آرمانگرا نباشید. وجود یک سیستم با حداقل اصولی که در بالا گفته شد بهتر از نبود هیچگونه سیستمی است. اگر به فکر افزایش بهره‌وری سیستم هستید، بهتر است با یک سیستم حداقلی کار را شروع کنید و در طول زمان به اصلاح و بهبود آن فکر کنید. طراحی یک سیستم ایده‌آل در اول کار هدفی بلند پروازانه به نظر می‌رسد.

چند اشتباه بزرگ در هنگام سیستم سازی

1. نداشتن برنامه‌ریزی استراتژیک

شما باید بدانید که چه چیزی را و چرا می‌خواهید بسازید و قصد دارید با ساخت آن به چه هدفی دست‌یابید. این برنامه باید شامل نوشتن چشم‌انداز شما برای کسب‌وکار و آنچه می‌خواهید در مثلاً پنج سال دیگر انجام دهید، باشد. داشتن یک تصویری ازآنچه در زمان حال و آینده می‌خواهید و آگاهی از تاریخ موردنظر تحقق هدف شما این امکان را می‌دهد تا به‌طور مؤثرتری برنامه‌ریزی کنید. این کار به شما امکان می‌دهد توسعه، مستندسازی و پیاده‌سازی سیستم‌ها را با توجه به میزان تأثیر آن‌ها بر کسب‌وکار و تجربه‌ی مشتری در اولویت قرار دهید. بدون یک برنامه‌ی دقیق و استراتژیک، تلاش‌های سیستم سازی کسب‌وکارتان به‌صورت پراکنده، تصادفی و کاملاً ناقص انجام می‌شود.

1. سیستمی متناسب با تمامی بخش‌ها و فرآیندهای کسب‌وکار

همه دوست دارند که بتوانند مجموعه‌ای از سیستم‌هایی را خریداری کنند که به‌راحتی بتوانند آن‌ها را در کسب‌وکار خودشان نصب کنند، به جریان بیندازند و همه‌ی کارها را با آن‌ها اجرا کنند! اما این کار امکان ندارد. شما نمی‌توانید هیچ‌چیزی در کسب‌وکار خودتان را نادیده بگیرید و آن را بدون اینکه با کسب‌وکار خاص خودتان، چشم‌انداز و نیازهایتان سفارشی‌سازی کرده باشید برای شرکتتان تنظیم کنید. شما باید از اینکه می‌خواهید نتایج شما چه چیزهایی باشند به‌طور واضح اطمینان حاصل کنید و سپس سیستم‌های خود را برای تولید این نتایج طراحی کنید. به بیان ساده ابتدا باید انتظارات خود را از سیستم سازی کسب‌وکار خود مشخص کنید و بعد به دنبال تهیه‌ی سیستمی برای تحقق انتظاراتتان باشید.

1. مستندسازی نشدن سیستم‌ها

از صاحبان کسب‌وکار خواسته شد تا پاسخ بدهند که آیا آن‌ها واقعاً کسب‌وکار خود را سیستمی کردند یا فقط این سیستم‌ها در ذهن آن‌ها است. اگر در ذهن باشد که سیستم سازی محسوب نمی‌شود! تا زمانی که یک سیستم مستند نشده باشد نمی‌تواند به‌درستی تکرار شود. ممکن است شما سیستمی داشته باشید که به‌طور طبیعی با گذشت زمان توسعه‌یافته باشد و بسیار خوب کار کند زیرا افرادی که با این سیستم کار می‌کنند مدت طولانی است که با این شیوه آشنا بوده و کار خود را انجام می‌دهند. اما اگر فرآیند انجام کار با سیستم مکتوب نشده باشد چگونه می‌توانید به دیگران آموزش دهید تا همان نتایج را ایجاد کنند؟ چگونه اطمینان حاصل می‌کنید که همه به یک روش این کار را انجام می‌دهند؟ مستندسازی فرآیندهای شما کاملاً ضروری است. اگر شما فرآیندهای خود را مستند نکنید در حقیقت مالک آن‌ها نیستید.

1. عدم پیاده‌سازی سیستم‌ها

پیاده‌سازی یا اجرای سیستم‌ها به‌منظور داشتن یک کسب‌وکار سیستمی شده کاملاً ضروری است. مستندسازی به‌تنهایی کافی نیست. بااین‌حال در این مرحله است که بیشتر کسب‌وکارها در سیستم سازی متوقف می‌شوند. و فقط صاحبان کسب‌وکارهای کوچک نیستند که با این مشکل دست‌وپنجه نرم می‌کنند. مطالعه‌ی اخیر منتشرشده در The Harvard Business Review نشان می‌دهد که اکثر شرکت‌های بزرگ معمولاً فقط 63 درصد از ارزش بالقوه‌ی استراتژی‌های خود را به دلیل نقص در برنامه‌ریزی و اجرا تحقق می‌بخشند.

1. کنار گذاشتن سنجه‌های کمّیتی

هنگامی‌که سیستم‌های خود را مستند می‌کنید، باید نتایج کاملاً مشخص و کمّی داشته باشید تا بدانید چگونه می‌توانید تلاش‌های خود را ارزیابی کنید. این تنها راه برای تشخیص واقعی مؤثر بودن سیستم‌های شماست. ارزیابی سیستم‌ها یک گام اساسی (اما غالباً فراموش‌شده) برای درک بهتر کسب‌وکار شما است. با نگاهی دقیق به سیستم‌های خود و نتایج در نظر گرفته‌شده‌ی آن‌ها می‌توانید تعیین کنید که در کجا نوآوری (یا احتمالاً حذف) رخ می‌دهد. گفته‌شده که اگر کیفیت سیستم‌ها را اندازه‌گیری نکنید، نمی‌توانید آن را مدیریت کنید. اگر آن را کمّی نکنید، نمی‌توانید مشکلات آن را برطرف کنید.

1. انجام سیستم سازی به‌تنهایی

سیستم سازی کسب‌وکار شما یک بخش استراتژیک و اساسی در تبدیل کسب‌وکار شما به‌عنوان یک دارایی است. تبدیل کسب‌وکارتان به شرکتی که بتوانید آن را با بیشترین بازدهی سرمایه‌ای خود بفروشید، کاری نیست که به‌تنهایی باید انجام دهید. درحالی‌که شما درنهایت مسئول چشم‌انداز و جهت‌گیری کسب‌وکار هستید، کار توسعه، مستندسازی و پیاده‌سازی سیستم‌ها درنهایت یک کار گروهی است و تفویض اختیار و تنظیم دقیق کار، کلید اصلی سیستم سازی موفق است.

چرا باید کسب‌وکار خود را سیستمی کنید؟

بیایید با تعریف از سیستم سازی شروع کنیم. یک سیستم به‌عنوان “یک سری رویه‌ها یا فرآیند گام‌به‌گام تعریف می‌شود که اطمینان حاصل می‌کند که کسب‌وکار شما منسجم و هماهنگ است و عملکرد قابل‌اطمینانی از هر جنبه از آن را ارائه می‌دهد”.

نکته‌ی اصلی در اینجا این است که شما نحوه‌ی عملکرد کسب‌وکار خود را در یک سیستم یا با استفاده از یک روش، چگونه عملیاتی خواهید کرد. شما باید همه چیز را از ابتدا تا انتها در نظر بگیرید. برای دستیابی به این هدف باید نحوه‌ی عملکرد گام‌به‌گام هر یک از فرآیندهای کسب‌وکار خود را ثبت کنید.

به‌عنوان یک مالک کسب‌وکار متوجه خواهید شد که جزئیات کسب‌وکار شما می‌تواند در مواقعی آشفته باشد. سازمان‌دهی فعالیت‌های بخشهای مختلف مانند فروش و بازاریابی، هوش مشتری و نحوه‌ی تعامل آن‌ها می‌تواند برای شما دلهره‌آور باشد. این دلهره و آشفتگی باعث می‌شود تا در ارتقای سطح کسب‌وکار خود و تفویض اختیار به گروهتان برای موفقیت با محدودیت مواجه شوید. بااین‌حال داشتن سیستمی برای فرآیند کسب‌وکار به شما امکان می‌دهد پیچیدگی‌های کسب‌وکار خود را بشناسید و آن را مدیریت کنید. در این بخش، پنج موردی را که قبل از سیستم سازی فرآیند کسب‌وکار باید انجام دهید، بیان می‌کنیم:

1. فهرستی از وظایف تکراری ایجاد کنید

اولین گامی که باید بردارید، برای هر یک از بخش‌های تشکیل‌دهنده‌ی کسب‌وکار خود تمامی فعالیت‌ها را لیست کنید.. سپس از ابتدا تا انتها شروع به کاوش در تحلیل وظایف روزانه و هفتگی کنید. این فرآیند به شما کمک می‌کند تا دید وسیع‌تری ازآنچه می‌خواهید به انجام برسانید و نحوه‌ی ارتباط آن‌ها به دست آورید می‌توانید از برنامه‌ی ورد استفاده کنید. استفاده از یک سند در رایانه ترجیح داده می‌شود زیرا شما می‌توانید به‌راحتی تغییراتی در فهرست خود ایجاد کنید بدون اینکه آن را به هم بریزید. هنگامی‌که همه‌ی کارهای تکراری خود را شناسایی کردید، مدت‌زمان انجام کار را تخمین بزنید و آن را در فهرست خود ثبت کنید. وقتی این کار را برای همه‌ی وظایف موجود در لیست خود انجام دادید می‌توانید لیست را بر مبنای زمان سازمان‌دهی کنید. این لیست را بررسی کنید و ببینید آیا وظایفی وجود دارد که زمان زیادی را از شما می‌گیرد. اگر این‌گونه بود می‌توانید آن را سیستم سازی کرده و انجام آن را به دیگران محول کنید. . تهیه‌ی فهرستی از جزئیات کارهای متداول و زیرمجموعه‌های آن‌ها کسب‌وکار شما را از اشتباه در پاسخگویی و واکنش نامناسب نجات می‌دهد.

1. وظایف را اولویت‌بندی و سازمان‌دهی کنید

هدف شما در این مرحله این است که تشخیص دهید مسئولیت هر کاری در کسب‌وکار شما با کدام گروه است. به‌عنوان‌مثال، برخی از وظایف ممکن است به عهده‌ی بازاریابی، برخی دیگر واحد عملیات یا بخش مالی و غیره باشد. خودتان را درگیر این مسئله نکنید که آیا این گروه‌ها در حال حاضر در کسب‌وکار شما وجود دارند یا خیر. به هر یک از وظایف نگاه کنید و اهمیت آن‌ها را شناسایی کنید. به هر یک از وظایف یک درجه‌ی اهمیت مانند “1” به‌عنوان مهم‌ترین و “10” به‌عنوان کمترین اهمیت اختصاص دهید. مهم نیست که از چه روشی در اینجا استفاده می‌کنید اما روشی منطقی باشد تا بر اساس آن قادر به اولویت‌بندی وظایف به ترتیب مناسب باشید. هنگامی‌که وظایف خود را اولویت‌بندی می‌کنید، این کار را بر اساس اهمیت و نقشی که آن‌ها در حفظ روند صحیح کسب‌وکار شما دارند، انجام دهید. آنچه می‌خواهید در اینجا انجام دهید، ایجاد سیاست‌ها و رویه‌هایی است تا اطمینان حاصل کنید که به همه‌ی وظایف اساسی که کسب‌وکار شما باید انجام دهد، توجه می‌شود.

تصور کنید که اولین کار پرسنل در تجربه با مشتری هنگام رسیدگی به درخواست فنی مشتری، اطلاع دادن به تیم فنی است. سپس یکی از اعضای تیم فنی شکایات مشتری را برطرف می‌کند اما نمی‌داند که بعدازآن چه‌کاری باید انجام دهد. این عدم آگاهی پرسنل از مراحل انجام وظایفش بسیار مهم است. زیرا نبود فهرستی از وظایف رایج و چگونگی ارتباط آن‌ها می‌تواند گردش کار کسب‌وکار شما را فلج کند. با استفاده از ابزارهایی مانند Trello، Asana و Slack میتوانید فرآیند کار خود را به وظایف دست‌یافتنی تقسیم کنید، یک موعد مقرر اضافه کنید و همچنین به یکی از اعضای تیم برای مدیریت وظیفه اختیار لازم را تفویض کنید

1. برای فرآیند های خود را مستند سازی و جهت دهی کنید.

اکنون وقت آن است که مستندسازی تمام فرآیندهای خود را آغاز کنید. ضروری است که تمام جزئیات لازم را در این مرحله وارد کنید. بهترین راه برای انجام این کار این است که خودتان را جای شخصی بگذارید که برای اولین بار باید این فرآیند را دنبال می‌کند. چگونه کارمندان شما وقتی مشغول کار هستند می‌توانند به‌سرعت به آن دسترسی داشته باشند؟ این زمانی است که شما به یک جهت‌گیری سازمان‌یافته‌ی خوب از وظایف نیاز دارید که بر اساس بخش‌بندی‌های کسب‌وکار ایجاد شده باشد. با توجه به مثال کارمند فنی که قبلاً ذکر شد، جهت‌گیری صورت گرفته به او نشان می‌دهد که بعد از رفع شکایت مشتری باید مشتری را مستقیماً از انجام کار مطلع کند. برای داشتن یک جهت‌گیری سازمان‌یافته‌ی خوب از وظایف دو راه وجود دارد. ابتدا می‌توانید یک نمودار گردش کار ایجاد کنید که با استفاده از تصاویر بصری برای کارمندان شما توضیح دهد که در هر مقطع زمانی باید چه کاری انجام دهند. همچنین می‌توانید پوشه‌های سطح‌بندی شده را با استفاده از Google drive ایجاد کنید تا فعالیت را گام‌به‌گام را از یک پوشه به پوشه‌ی دیگر توسعه دهید. با این کار، کارکنان می‌دانند وقتی در یک تقاطع برای انجام هر کاری قرار دارند به کجا نگاه کنند.یا ایجاد راهنمای گام‌به‌گام بهترین شیوه برای انجام این کار است. اگر برای شما امکان افزودن تصاویری ازجمله عکس‌هایی از صفحه‌نمایش از یک برنامه‌ی کامپیوتری وجود دارد پس این کار را انجام دهید. فیلم‌ها یک روش عالی برای توضیح نحوه‌ی انجام یک فرآیند است. بنابراین وقت بگذارید و فیلم‌های توضیحی ایجاد کنید که دیگران می‌توانند به‌راحتی آن را دنبال کنند و با نحوه‌ی انجام فرآیند آشنا شوند. فرمت‌های رایگان آنلاین در دسترس هستند که می‌توانید دانلود کنید که به شما در مستندسازی فرآیندها کمک می‌کند.

ازآنجاکه شما هر کار را با کارمند مربوط به آن شناسایی کردید و جهت‌گیری کار را ایجاد کردید در اینجا جزئیات مراحل انجام آن‌ها را ارائه می‌دهید. برای انجام این کار زمان زیادی صرف خواهید کرد، اما وقتی کسب‌وکار شما شروع به رشد کند، ارزش آن را خواهد داشت. برای مثال، اگر به کسب‌وکار کمک می‌کنید تا با استفاده از بازاریابی محتوا برند شما موردتوجه بیشتری قرار گیرد، فرآیند شما می‌تواند به شکل زیر باشد:

• انجام تحقیق درباره‌ی جستجوی کلمات کلیدی
• تجزیه‌وتحلیل رقبا
• مصاحبه با مخاطب هدف برای درک نکات درد
• نوشتن ایده‌های مقاله
• نگارش طرح کلی مقاله و تهیه‌ی اولین پیش‌نویس
• ویرایش پیش‌نویس اول و تهیه‌ی پیش‌نویس دوم
• تصحیح پیش‌نویس دوم و نهایی کردن مقاله و موارد دیگر

• با داشتن این نوع فرآیند، مرحله‌ی بعدی مستندسازی آن است. به‌این‌ترتیب برای کارکنان آسان خواهد بود که هر وقت بخواهند از آن‌ها استفاده کنند. با استفاده از سیستم در کسب‌وکار خود اطمینان حاصل خواهید کرد که هر کارمند، صرف‌نظر از بخش‌ها و سطوح، درک مطلوبی از بهبود فرآیند کاری خود و دستیابی به مأموریت شرکت دارد. همچنین وظیفه‌ی کارکنان جدید و آموزش آن‌ها دیگر به‌راحتی به جریانی یکپارچه تبدیل خواهد شد.

·         مراحل سیستم سازی کسب‌وکار

• امروزه، صاحبان کسب‌وکارها به دنبال چگونگی سیستم سازی کسب‌وکارشان هستند. سیستم سازی جنبه‌های مختلف کسب‌وکار شما یکی از اولین کارهایی است که باید هنگام شروع کسب‌وکار خودتان انجام دهید.

 

1. فرآیندها را پیاده‌سازی کنید

بعدازاینکه فرآیندهای کسب‌وکار خود را مستند کردید بسیار مهم است که آن‌ها را آزمایش کنید. می‌توانید دستورالعمل‌های همراه با فرآیندها را دنبال کنید و به این موضوع توجه داشته باشید که پیروی از دستورالعمل‌ها باید برای شما آسان باشد. این احتمال وجود دارد که هنگام انجام آزمایش نیاز به انجام برخی اصلاحات برای ارائه‌ی وضوح بیشتر داشته باشید. هنگامی‌که فرآیندهای خود را آزمایش کردید، از شخص دیگری که با آن فرایند آشنایی ندارد بخواهید آن را آزمایش کند. اگر فرد پرسشی داشت، نشان‌دهنده‌ی این است که جزئیات کافی در فرآیندها وجود ندارد. برای غلبه بر این مشکل، جزئیات بیشتری اضافه کنید. همیشه به یاد داشته باشید که هدف شما این است که شخص دیگری فرآیندها را انجام دهد  نه شما. شما باید اطمینان حاصل کنید که تمام فرایندهای شما به‌خوبی مستندسازی شدند؛  این کار این اطمینان را به شما خواهد داد که هرکسی که مجبور به استفاده از آن‌ها باشد در آنچه باید انجام دهد، تردید نخواهد داشت.

1. به‌طور مستمر سیستم سازی کسب‌وکار خود را بهبود ببخشید

به‌احتمال‌زیاد شرایط در کسب‌وکار شما تغییر خواهد کرد، بنابراین اطمینان حاصل کنید که متعهد به بهبود مستمر سیستم سازی کسب‌وکار خود هستید. از طریق بهبود مستمر می‌توانید فرآیندهای خود را کارآمدتر کنید. با تیم خود در تعامل باشید تا آن‌ها بتوانند تغییراتی را در سیستم برای بهبود آن پیشنهاد دهند.

 

چگونه یک کسب‌وکار را سیستم سازی کنید؟

با سیستم سازی کسب‌وکار گام مهمی در آزادی عمل و اختیار خود بردارید

سیستم سازی کسب‌وکار شما گامی مهم در جهت آزادی عمل و اختیار و زمان است. هنگامی‌که همه چیز را تجزیه‌وتحلیل می‌کنید تا سیستم خود را سر جای خود قرار دهید، این موضوع را همیشه به یاد داشته باشید. بسیار مهم است که شما به سیستم سازی به‌عنوان یک وظیفه‌ی دشوار نگاه نکنید. اگر این‌گونه به آن نگاه کنید بعید است که به‌درستی آن را پیاده‌سازی کنید.

7 چالش رایج در ارتباط با مقیاس‌گذاری در کسب‌وکار شما و چگونگی حل آن‌ها با سیستم سازی

بیشتر صاحبان کسب‌وکار احتمالاً با وضعیت آشفته‌ای در حیطه‌ی فعالیتشان مواجه می‌شوند. آنچه بسیاری از صاحبان کسب‌وکار نمی‌دانند این است که چگونه می‌توانند کار خود را با اتوماسیون خودکار انجام دهند. در اینجا هفت چالش مشترک مرتبط با مقیاس بندی کسب‌وکار شما و چگونگی حل آن‌ها با سیستم سازی بیان می‌شود:

1. اهداف کاملاً مشخص‌شده

صاحبان کسب‌وکار باید آنچه را که برای کسب‌وکارشان مهم است بشناسند و هدف واقعی را تعیین کنند. هیچ‌گاه هدف شخص یا کسب‌وکار دیگری را در نظر نگیرید. شما باید چشم‌انداز روشنی برای آنچه از شرکت خود انتظار دارید و وسیله‌ای برای انتقال این چشم‌انداز به تیم خود داشته باشید. بکار گرفتن سیستم‌هایی هم‌راستا با اهداف و چشم‌انداز شما می‌تواند آزادی عمل، اختیار و زمان را برای شما فراهم کند.

1. تفویض اختیار

هنگامی‌که هنوز کسب‌وکار شما سیستمی نشده باشد یک آشفتگی و بی‌نظمی بر آن حاکم است. شما مجبور هستید زمان زیادی را صرف دریافت سفارشات و ارائه‌ی خدمات به مشتریان بکنید. گاهی وقت‌ها نمی‌توانید این زمان را اختصاص دهید و مشتریان خود را از دست می‌دهید. اگر مالک کسب‌وکار نتواند در زمان لازم در محلی که باید باشد حضور داشته باشد، چه کاری باید انجام دهد؟ تنها پاسخ به این سؤال این است که شما باید یاد بگیرید که چگونه محول کردن وظایف به اشخاص را شروع کنید و تنها راه واگذاری کارها و انجام این کار، ایجاد برخی سیستم‌ها است. حتی اگر نمی‌خواهید تفویض اختیار کنید، بالاخره این نیاز ایجاد می‌شود و وقتی زمان شروع تفویض اختیار فرا برسد باید سیستم‌هایی را ایجاد کنید.

1. اتوماسیون

اگر شما در زمان انجام کار بیمار یا ناتوان شوید چه می‌کنید؟ این فقط کسب‌وکار شما نیست که در معرض خطر است بلکه معیشت کارمندان شماست که سیستمی برای حفظ جریان کار ندارند. اتوماسیون معمولاً یافتن نرم‌افزار و ابزارهای مناسب برای کسب‌وکار شماست. گزینه‌های زیادی در دسترس است. نکته‌ی اصلی این است که ابزارهایی را پیدا کنید که برای شما مناسب باشند.

1. هجوم ناگهانی مشتری و ارباب‌رجوع

رشد کسب‌وکار شیوه‌ای برای سودآوری نیست و اولین کاری که بیشتر صاحبان کسب‌وکار برای کنار آمدن با آن انجام می‌دهند استخدام افراد بیشتر است. اما با تعداد کم کارکنان هم می‌توان حجم زیادی از کار را انجام داد. اگر کسب‌وکار شما در حال رشد است، این لزوماً به این معنی نیست که شما باید اعضای جدیدی به تیم خود اضافه کنید. در صورت وجود سیستم‌های مناسب می‌توان حجم بیشتری از کار را با تیمی کوچک‌تر کنترل کرد.

1. استخدام

باید فرآیند کاملاً واضحی برای احراز صلاحیت نامزدهای شغلی وجود داشته باشد. استخدام افرادی که جزئی‌نگر و دارای صلاحیت هستند را باید به‌عنوان یک نکته‌ی اصلی در استخدام افراد در نظر بگیرید. افرادی با مهارت مناسب برای کار پیدا کنید. این ممکن است شامل دانش در زمینه‌ی برنامه‌نویسی یا زبان انگلیسی و یا … باشد. همه چیز به نقش فرد در کسب‌وکار شما بستگی دارد. آوردن افراد مناسب به داخل شرکت این امکان را به شما می‌دهد تا به آن‌ها بیاموزید که چگونه در سیستم سازی به شما کمک کنند. می‌توانید به آن‌ها قدرت اختیار دهید تا مستندسازی مراحل مربوط به شغلشان را شروع کنند. صاحبان کسب‌وکارهای مختلف روش‌های متفاوتی برای استخدام کارکنان جدید دارند و حتی برخی از آن‌ها می‌توانند مدیریت منابع انسانی را با استفاده از نرم‌افزار کنار بگذارند؛ اما در پایان، این کار با ایجاد چشم‌اندازی برای یافتن کارمند ایده آل و تلاش رو به عقب برای یافتن نامزدهای واجد شرایط شروع می‌شود. استفاده از سیستم‌های مدیریت منابع انسانی می‌تواند فرآیند استخدام را تسهیل کند.

1. آموزش

درواقع یکی از چالش‌های قابل‌توجه در رابطه با آموزش کارکنان است. بعضی‌اوقات آن‌ها آموزش ندیدند، آن‌ها به خاطر نمی‌آورند که چگونه این کار را به‌درستی انجام دهند، آن‌ها به آموزش بیشتری نیاز دارند. آن‌ها شاید به دستورالعمل‌های بیشتری احتیاج داشته باشند، بنابراین دستورالعمل‌ها نباید فقط به‌صورت ذهنی باشد بلکه باید در جایی مستند شده باشد تا بتوانند به آن مراجعه کنند. آموزش ممکن است یک چالش رایج در کسب‌وکار شما باشد، اما چالشی است که می‌تواند با ایجاد یک فرآیند معرفی برای یک کارمند تازه استخدام‌شده در سازمانتان که می‌تواند بارها و بارها استفاده شود، حل شود.

1. ردیابی و پیگیری کارکنان

هر صاحب کسب‌وکاری به یک روش برای ردیابی و تأیید نتایج ارائه‌شده توسط کارمندان خود نیاز دارد. اغلب اوقات می‌توان از طریق ابزارهای مختلف نرم‌افزاری و اتوماسیون به این مهم دست یافت. بنابراین با ردیابی و دریافت گزارش‌ها می‌توانید اطمینان حاصل کنید که کارمندی وجود ندارد که هیچ کاری انجام ندهد. همانند ابزارهای اتوماسیون، فرآیند دقیق اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد بسته به ماهیت کسب‌وکار می‌تواند متفاوت باشد. اما شما باید یک استراتژی برای اندازه‌گیری عملکرد کارکنان داشته باشید.

 

یکی از مهم‌ترین نرم‌افزارهایی که می‌تواند به سیستم سازی کسب‌وکار شما کمک کند، نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) برای سیستمی کردن فرآیندهای سازمان است. نرم افزار BPMS جریان به‌آسانی فرآیندهای سازمانتان را به نرم‌افزارهای عملیاتی تبدیل کرده و در سیستم سازی و مکانیزاسیون فرآیندهای کسب‌وکار به شما کمک می‌کند.

دست نوشته فیلم سیستم سازی ژان بقوسیان

ضرورت سیستم سازی در کسب و کار

باید بین کارآفرینانی که درباره‌ی موضوع یک کسب و کار معین اطلاع دارند و بین کارآفرینانی که بر تکنیک‌های مختلف انجام یک کسب و کار مسلط هستند، تفاوت ویژه‌ای قائل شد. به همین دلیل است که همواره کارآفرینانی که یک کسب و کار را شروع می‌کنند، پتانسیل بالایی برای شکست خوردن دارند. در واقع همه کارآفرینانی که یک کسب و کار را آغاز می‌کنند، درباره‌ی آن کسب و کار اطلاعاتی دارند اما فقط بعضی از آن‌ها علاوه بر کسب اطلاعات، تکنیک‌های مربوط به کسب و کار را آموخته اند. برخی از ضرورت های سیستم سازی کسب و کار را می توانیم این نکات برشمریم.

تمامی این نکاتی که برشمردیم تنها بخشی از ضرورت ها و فواید سیستم سازی می باشد. سیستم سازی فراتر از تمامی این نکات به شما فرصت کافی را برای پرورش خلاقیتتان می دهد چرا که از کارهای تکراری روزانه رها می شوید و آن ها را به یک سیستم مدیریت شده و کاربردی می سپارید.

سیستم‌هایی برای سیستماتیک سازی کسب و کار خود

برای سیستماتیک سازی کسب و کار خود به سیستم های مختلف نیاز دارید. در ادامه به معرفی تعدادی از مهم‌ترین سیستم های کسب و کار می پردازیم.

Lead generation یا تولید مشتری راغب (لید سازی)

برای سیستماتیک سازی کسب و کار خود، نیاز به سیستم اثبات شده بازاریابی، تبلیغات و تشویق مشتری دارید که موجب ایجاد جریان مداومی از مشتریان (لیدهای) واجد شرایط می شود که به کارمندانتان زنگ می زنند، بصورت اینترنتی ارتباط می گیرند، و یا برای خرید محصول یا خدماتتان شخصاً به فروشگاهتان می آیند. بدون این جریان پیوسته و قابل پیش بینی مشتریان راغب (لید)، فروش و درآمد شما کاهش می یابد و جریان نقدی شما نزول پیدا می‌کند و بقای کسب و کارتان در خطر قرار می‌گیرد.

2. تبدیل لید (تبدیل مشتری بالقوه به مشتری خرید کننده)

برای سیستماتیک سازی کسب و کار و تبدیل مشتریان بالقوه ی علاقه مند، به مشتریانی که خرید می کنند، به یک سیستم فروش اثبات شده نیاز دارید. این سیستم با یک اسکریپت فروش آغاز می شود که توسط هر فروشنده و نماینده فروش، از اولین تماس با مشتری بالقوه تا زمان تکمیل فروش بکار می برد.
استفاده از اسکریپت فروش ِاز پیش برنامه ریزی شده،می تواند تقریبا یک شبه، فروش شما را سه برابر کند. با استفاده از یک اسکریپتِ فروش، هر فردی که به تلفن پاسخ می دهد، از مشتری سوال می پرسد یا به مشتری ای که در حال راه رفتن در فروشگاه است سلام می کند دقیقا می داند که از اولین خوشامدگویی تا خرید نهایی چه بگوید.

سیستم فروش شما در نتیجه ی آزمایش و خطا ایجاد خواهد شد. همانطور که فرآیند فروشتان را ارزیابی می کنید، متوجه خواهید شد که بعضی از مواردی که انجام می دهید و می گویید موثر هستند و بقیه نیستند. با گذشت زمان، نقاط منفی فرآیند فروشتان را برطرف خواهید کرد، کلمات و اقداماتتان را اصلاح و درست می کنید، به طوری که باعث می شود که مشتریان علاقه مند به مشتری های خرید کننده تبدیل شوند و بارها و بارها از شما خرید کنند. . تولید محصول یا خدمات

از ابتدا تا انتها برای تولید محصول یا خدماتی که به مشتری فروخته اید نیاز به سیستم اثبات شده ای دارید. این سیستم اثبات شده، تداوم کیفیت، سهولت عملیات، کارایی فعالیت ها و هزینه های کمتر تولید و تحویل مداوم را تضمین می کند.

4. سیستم تحویل

شما به سیستمِ گام به گامی برای انجام سفارشات و تحویل به موقع محصول یا خدمات به مشتری نیاز دارید. این سیستم شما را قادر می سازد تا محصول یا خدماتتان را بصورت سریع و کارآمد با حداقل تاخیر و با کیفیت بالا به مشتری تحویل دهید.

5. سیستم های خدمات

شما به خط مشی و رویه های مکتوب برای پیگیری خدمات به هر یک از مشتریان خود، از جمله شیوه های ایجاد شده برای رسیدگی به نیازها و شکایات مشتری ، ایجاد فروش بیشتر، حفظ تماس منظم با مشتری ، ارجاع و اطلاع رسانی توصیه‌های مشتریان راضی به مشتریان جدید ، و اطلاع رسانی محصولات و خدمات جدید به مشتریان علاقمند به خرید آنها، نیاز دارید.

6. سیستم های حسابداری

شما به سیستم های حسابداری کاملا روان و یکنواخت نیاز دارید که هر یک ریال درآمد و هزینه ای را که وارد کسب و کار میشود و یا از آن خارج می شود پیگیری کند. خوشبختانه، برنامه های کامپیوتری مختص کسب و کارهای کوچک و بزرگ وجود دارد که می توانید آنها را برای پیگیری تمام جریان های مالی در کسب و کارتان بکار ببرید، بنابراین همیشه می توانید وضعیت مالی مناسب خود را بدانید.

استخدام، آموزش، و سیستم های کارکنان

شما نیاز به سیستم های مکتوبی دارید که به وضوح هر کار و چگونگی انجام آن را توضیح دهند. علاوه بر این، شما به سیستم های آموزشی، توسعه، و روابط پرسنل نیاز دارید. هر فردی که برای شما کار می کند، باید دقیقا بداند چه کاری ، و با چه استاندارد کیفیتی از او انتظار می رود. کارکنان شما باید شرایط و ضوابط شغل خود، تعریف کار غیر رضایتبخش و دلایل فسخ را بدانند. آنها باید دقیقا از بیمه درمانی، هزینه های بیماری، مرخصی و سایر عناصر کلیدی مورد نیاز تجربه کاری آگاهی داشته باشند.

موانع سیستم سازی در کسب و کار و چگونگی غلبه بر آن‌ها

معمولا کارمندان یک شرکت در هر سطحی که باشند مخالفت های بسیاری برای سندسازی پروسه ها و سیاستهای کاری دارند. در ادامه به برخی از موانع سیستم سازی در کسب و کار  و چگونگی غلبه بر آن ها می پردازیم.

برای اینکه سیستم سازی نتایج خوبی داشته باشد تمام افرادی که در آن مشارکت دارند باید از موانع سر راه عبور کنند.

1. زمان و منبع برای سند سازی یک پروسه وجود ندارد.

یکی از بزرگترین موانعی که بر سر راه سیستم سازی در کسب و کار وجود دارد این است که زمان و منبع برای سند سازی یک پروسه وجود ندارد. مشکل اینجاست که شما باید در زمان حال، وقت و انرژی زیادی برای سیستم سازی در کسب و کار صرف کنید، اما نتایج و مزایای آن را بعدها مشاهده خواهید کرد. برای سیستم سازی در کسب و کار، صاحبان مشاغل کوچک و متوسط باید سیستم سازی را نسبت به کارهای دیگر در الویت قرار دهند. بهترین روش این است که مزایای ارزشمندی که سیستم سازی در کسب و کار شما ایجاد می کند را در نظر بگیرید و ارزش سیستم سازی را، با ارزش فعالیت های دیگر مقایسه کنید.

2. فکر می کنید کسب و کار شما برای سیستم سازی خیلی کوچک است.

آیا شما هم فکر می کنید کسب و کار شما برای سیستم سازی خیلی کوچک است ؟ بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک و متوسط فکر می کنند که سیستم سازی در کسب و کار فقط برای شرکت های بزرگ مفید است و آنها میتوانند مستقیما کارمندان شان را کنترل کنند. درحالی که به کارمندانی که سیاست ها و پروسه های کاری را انجام میدهند، وابسته هستند و به راهنمایی کارمندان شان نیاز دارند. وقتی یکی از این کارمندان اصلی غیبت داشته باشد، بهره وری و کیفیت تا زمان بازگشت این شخص یا تا زمانی که افراد حاضر سیستم های جایگزین دیگری ایجاد کنند، کاهش می یابد. برای مشخص کردن وظایف افرادی که در شرکت شما کار میکنند و اثرات عدم حضور آنها برای مدت کوتاهی، وقت صرف کنید. اگر کارمند شما توانایی سندسازی این فرآیند را ندارد،  میتوانید او را با یکی دیگر از کارمندان تان که این توانایی را دارد در یک گروه قرار دهید و یا یک نویسنده ماهر استخدام کنید تا فرآیندها و پروسه های مربوط به وظایف کارمند شما را سند سازی کند.

3. ترس از بیکاری

ترس از بیکاری یکی از دلایل رایج مخالفت کارمندان برای سند سازی پروسه ها و فرآیندهای کاری است. آنها گمان می کنند به محض سند سازی این فرآیندها، کارمند جدیدی که حقوق کمتری می گیرد و کارایی بالاتری دارد، جایگزین آنها خواهد شد. بهترین روش کاهش این ترس و اضطراب این است که مدیران به کارمندان خود اطمینان بدهند که هدف از سیستم سازی در کسب و کار افزایش ظرفیت کاری است و نه کاهش تعداد کارمندان. صاحبان و مدیران مشاغل باید هدف شان از سیستم سازی در کسب و کار را با کارمندان شان در میان بگذارند و از آن ها بخواهند تا برای دستیابی به این هدف، فرآیندهای کاری را سند سازی کنند. سیستم سازی در کسب و کار به مدیران کمک میکند که آشفتگی کارمندانی که از بیکاری می ترسند را از طریق شفاف سازی وظایفشان و اینکه در ادامه هم با آنها همکاری خواهند داشت، کاهش دهند. مشارکت دادن کارمندان در سندسازی فرآیندهای کاری یکی از روش های خوب برای از بین بردن ترس آنها است.

4. کارمندان نمی‌خواهند در روند کاری خود تغییر ایجاد کنند.

معمولا کارمندان نمیخواهند در روند کاری خود تغییر ایجاد کنند درحالی که سیستم سازی مستلزم تغییر روند کاری کارمندان است زیرا سیستم سازی وظایف جدیدی به عهده کارمندان می‌گذارد. بنابراین این تغییرات برای کارمندانی که در مورد روند کاری خود احساس خوبی دارند و کارهایشان را به راحتی انجام می دهند، یک تهدید محسوب می شود. بعضی از آنها فکر می کنند که دیگر توانایی یادگیری مطالب جدید را ندارند. صاحبان مشاغل باید اعتراف کنند که کارمندان شان باید ایجاد تغییراتی در رویه های کاری را تحمل کنند، اما ایجاد این تغییرات برای دستیابی به اهداف سیستم سازی ضروری است. پس از اینکه یک پروسه سند سازی  شد، از کارمندان دیگر که پروسه را انجام میدهند، در خواست کنید تا سندسازی پروسه را بررسی و تست کنند و در صورت لزوم اصلاحاتی انجام دهند. کارمندان باید در این مرحله همکاری شان با هم را افزایش دهند . اگر تمام کارمندان مهارت های خود را گسترش دهند  باعث ارتقاء سیاست ها و پروسه های کاری میشوند که به نفع همه است .

5. در نظر کارمندان سند سازی فرآیندهای کاری، بسیار سخت است و به آموزش های پیشرفته نیاز دارد.

در نظر کارمندان سند سازی فرآیندهای کاری، بسیار سخت است و به آموزش های پیشرفته نیاز دارد . در بعضی موارد عقیده ی آن ها درست است. بعضی از فعالیت ها نیازمند آموزش های پیشرفته و تجربیات زیادی است.  اما در هر سیستم کاری، فعالیت هایی وجود دارد که میتوان برای انجام آنها از سیاست ها و فرآیندهای سند سازی شده ، استفاده کرد. زمانی که در حال سیستم سازی یک سیستم پیچیده هستید، آن را به بخش های کوچکتری تفکیک کنید و سپس این بخش ها که به تصمیم گیری های دقیق نیازی ندارند، را سندسازی کنید. هنگام سند سازی فرآیندهای کاری، همیشه کارمندی که قرار است این فرآیند را انجام دهد در نظر بگیرید.

6. کارمندان باور ندارند که سیستم سازی در کسب و کار یک روش کارآمد است.

بسیاری از کارمندان باور ندارند که سیستم سازی یک روش کارآمد است زیرا دیده اند که مدیران و صاحبان مشاغل تلاش های زیادی برای سیستم سازی کسب و کارشان میکنند اما نتیجه نمی گیرند. علت ناکام ماندن این مدیران، سیستم سازی نیست بلکه چگونگی اجرای سیستم سازی می باشد که 2حالت دارد:

1. سیستم سازی شروع می شود اما تکمیل نمیشود.
2. سیستم سازی شروع میشود ،تکمیل میشود اما بازده خوبی ندارد.

برای مشارکت دادن کارکنان، بهتر است با سیستم های پیچیده یا سیستم هایی که ارزش مالی زیادی برای شغل شما دارند شروع کنید.

راهکار هایی برای حل مشکلات

درباره تمام اتفاقاتی که روزانه در کسب و کار شما رخ می دهد فکر کنید، یعنی مسئولیت ها و نقش شما، کارمندان تان و مشتریان تان و موقعیت هایی که باعث بروز مشکلات می شوند . شما معمولا با چه مشکلاتی که دائما برای شما به وجود می آید ، رو به رو می شوید؟ این مشکلات را در لیستی بنویسید و آن ها را همانگونه که تجربه کرده اید توضیح دهید.
فرآیند حل مشکل در کسب و کار، یک روش است که شما می توانید از طریق آن شرایط مهم کاری را شناسایی کنید و راهکارهای سیستماتیک  ایجاد کرده و در کسب و کارتان سیستم سازی کنید تا شرایط غیر قابل انتظار را از بین ببرید.

مشکلات در دو زمان به وجود می‌آیند.

زمانی که بعضی کارها در سیستم شما اشتباه انجام می شوند و نیاز به توجه بیشتری دارند. احساساتی مانند: ناراحتی، سردرگمی و عصبانیت نشانه هایی هستند که بیانگر وجود مشکلات هستند. هرچه قدر این مشکلات بزرگتر باشد و حل آن ها مشکل به نظر برسد، در نتیجه شما تجربیات احساسی قویتر(بدتری) خواهید داشت.زمانی که شما بتوانید یک مشکل و علت آن را تشخیص دهید ، میتوانید راه حلی بیابید تا آن مشکل را حل کنید.
همچنین زمانی که کارهایی بصورت اشتباه دائما در حال انجام است و تلاش های شما برای رفع این اشتباهات، اثر بخش نیست و شما یک الگوی عملکردی نامطلوب دارید که نتایجی مخالف آن چه مد نظر شما است را به وجود می آورد . اما خوشبختانه می توان فهمید که بروز هر مشکلی در کارهای شما به دلیل فقدان یک سیستم یا داشتن یک سیستم نا کارآمد است.

انواع مشکلات

سه نوع مشکل در کسب و کار شما به وجود می آید مشکلات مربوط به شما ،مشکلات بیرونی،مشکلات مربوط به سیستم

مشکلات مربوط به خودتان

این مشکلات، مشکلاتی هستند که شما خودتان را مسبب اصلی بروز آن ها می دانید و خودتان را سرزنش می کنید.

1. هر روز من به خودم قول می دهم که 50 تماس تلفنی برای جذب مشتریان ، بر قرار کنم ولی هنوز این کار را انجام نداده ام.
2. من می دانم که باید با آقای محمدی  ملاقات کنم تا به او نظراتی راجع به تماس های پشتیبانی مشتریان،  بدهم اما نمی خواهم او را ناراحت کنم زیرا ممکن است عصبانی شود یا کار را رها کند.
3. من در رابطه با برقراری تماس های تلفنی احساس خوبی ندارم زیرا نمیدانم چه چیزهایی را باید بیان کنم.

مشکلات بیرونی

شما فکر می کنید شخص یا چیز دیگری مسبب اصلی بروز مشکل است و آن ها را سرزنش می کنید.

1. آقای احمدی همیشه باعث هدر رفتن زمان میشود زیرا همیشه در حال حرف زدن با کارمندان دیگر است.
2. شرایط آب و هوایی باعث شده تا ما کنترل برنامه تحویل، را از دست بدهیم.
3. شرایط اقتصادی هزینه های زیادی را در رابطه با فروش در این سال برای من به بار آورده است.

مشکلات مربوط به سیستم

این مشکلات به دلیل فرآیند ها و سیستم های کاری یا فقدان آن ها رخ می دهد.

1. ما نمیدانیم چطور جریان نقدینگی مان را مشخص کنیم.
2. من نمیدانم چه سوال هایی باید در مصاحبه کاری نهایی از متقاضیان بپرسم.

مشکلات مربوط به سیستم ها را میتوان حل کرد.
در واقع مشکلات بیرونی و مرتبط با شما هم همان مشکلات مربوط به سیستم هستند که با چهره دیگری نمایان شده اند و همیشه به عنوان مشکلات سیستمی بیان می‌شوند. زمانی که با یک مشکل سیستمی روبه رو میشوید، میدانید که باید شرایطی که باعث بروز این مشکل شده را بررسی کنید، این کار باعث میشود شما به یک راهکار سیستمی دست یابید.

6گام برای تفکر سیستماتیک درباره برخورد با مشکلات

مشکلات کاری شما نتیجه یک الگوی عملکردی نامطلوب هستند که می توان از طریق ایجاد یک سیستم آن ها را برطرف کرد. این فرآیند به شما کمک میکند تا به طور سیستماتیک تفکر کنید و به شما یاد میدهد که چگونه مشکلات کاری مهم را شناسایی کنید و راهکارهایی به وجود آورید تا از بروز این مشکلات جلوگیری کنید.

زمانی که شما توانایی اصلاح مشکلات کارمندان کاردان خود را داشته باشید و مشکلات آنها را به عنوان مشکلات سیستم تلقی کنید، می توانید فرصت های مهم را در شغل تان شناسایی کنید.

1. شناسایی مشکل
2. بیان دوباره ی آن به عنوان یک مشکل سیستمی (مشکل مربوط به سیستم)
3. شناسایی شرایط مهم  و اصلی
4. بررسی اثرات آن مشکل
5. شناسایی یک راهکار مناسب سیستمی
6. طراحی، تست و اجرای سیستم

بیایید با یکدیگر تمرینی برای حل مشکلات سیستمی به پیش ببریم. این تمرین شما را راهنمایی می کند تا از 6 گام فرآیند استفاده کنید. ابتدا یکی از مشکلات خود را مشخص کنید و آن را در گام نخست توضیح دهید. سعی کنید یکی از مشکلات ساده را انتخاب کنید تا در این تمرین مورد بررسی قرار د هید و سپس به سراغ مشکلات بزرگتر و مهم تر بروید

یکی از مهارت های اصلی برای مدیریت موفق یک شغل تفکر سیستماتیک است

1. یک مشکل را انتخاب کنید و آن را به طور خلاصه توضیح دهید. احساساتی که این مشکل به شما منتقل می کند و چگونگی در میان گذاشتن آن با دیگران را بنویسید.

2. مشکلات را دسته بندی کنید.

• مشکلات سیستمی
• مشکلات مربوط به شما
• مشکلات بیرونی

اگر مشکل شما از نوع 2 و 3 است، بهتر است دوباره آن را به عنوان یک مشکل سیستمی تعریف کنید.

3. شرایط اساسی و مهم کاری را مشخص کنید و ریشه اصلی مشکل را پیدا کنید.

سوالات زیر را پاسخ دهید تا متوجه شوید چه چیز عامل اصلی بروز مشکل است و این مشکل چه تاثیری بر شما و کار شما می گذارد. هرچه قدر شما این مشکل را واضح تر شرح دهید، می توانید راحت تر به راه حل آن برسید.

• این مشکل چه تاثیری بر کار، تیم و شغل من داشته است؟
• مثال های مشخصی که زمان، مکان و چگونگی بروز این مشکل را بیان میکنند، کدام مثالها هستند؟
• این مشکل ما را از رسیدن به چه نتایج و اهدافی منع کرده است؟
• این مشکل چه هزینه هایی برای ما به بار آورده است؟ (زمان از دست رفته، مواد هدر رفته و ….)
• حل این مشکل چه اهمیتی دارد؟

4. اثر گذاری این مشکل را تعیین و بررسی کنید.

آیا واقعا می خواهید که این مشکل را حل کنید یا ترجیح می دهید زندگی خود را با وجود این مشکل ادامه دهید؟ ارتقا سیستمی که دچار مشکل شده است، الویت بالایی دارد یا نه؟

5. مشکلات را به راهکارهایی تبدیل کنید.

تعجب نکنید اگر توانستید بیش از یک راهکار پیدا کنید.

6. طراحی و اجرای راهکارهای سیستم:

برنامه ای برای:

• تست
• آموزش
• اجرا

این سیستم جدید طراحی کنید. فاکتورهای لازم برای طراحی سیستم را در برگه‌ی دیگری بنویسید.

• چه کسی مسئول طراحی سیستم است؟
• این سیستم باید شامل چه مراحلی باشد؟
• ما به چه فرم های عملیاتی و چه اسنادی نیاز خواهیم داشت؟
• کدام یک از اسکریپت ها  (اسناد) باید نوشته شوند؟
• چه المان هایی از اطلاعات مدیریتی برای ما قابل استفاده خواهد بود؟
• چه آموزش هایی باید داده شود؟
•  
• چه فرآیندها و سیاست هایی مورد نیاز می باشد؟
• سیستم جدید چه طور عمل خواهد کرد و چگونه کارمندان باید مطلع شوند؟

هفت بخش اصلی در کسب و کار برای سیستم سازی

بخش هایی در کسب و کار  وجود دارند که باید سیستم سازی شوند. از بخش اول شروع کنید و به مرور و همزمان با ایجاد آمادگی در خودتان، سراغ بخش های دیگر بروید. یک یا دو سیستم از هر بخش را ارزیابی کنید، هر کاری به سیستم های خاصی نیاز دارد. هفت بخش اصلی در کسب و کار برای سیستم سازی شامل مدیریت ، مالی ، ارتباطات ، روابط مشتریان ، کارمندان ، بازاریابی و اطلاعات است.

بخش های مختلف کس و کار را به ترتیب سیستم سازی کنید تا به مرور کل کسب و کار شما دارای یک سیستم بهینه شود.

1. مدیریت

مدیریت یکی از بخش های بسیار مهم برای سیستم سازی در کسب و کار است زیرا اگر عملکرد خوبی داشته باشد، معاملات را شکل میدهد. با کمک سیستم ها میتوانید زمان آموزش خود را کاهش دهید، در آن صورت لازم نیست چگونگی پاسخ به تماس ها را هربار به پذیرش کننده جدیدی که به گروه شما ملحق میشود،توضیح دهید.

2. مالی

سیستم های مدیریت مالی شامل مواردی از ردیابی کارتهای خرید اعتباری تا صورت حساب مشتریان و پیگیری حساب های عقب افتاده می باشد . سیستم سازی کمک میکند جلوی اختلاس کارمندان گرفته شود همچنین اطلاعات دقیق حساب هایتان را به شما میدهد که به کنترل فرآیندهای خرید کمک میکند تا مطمئن شوید تمام امور مورد تایید خودتان است.

3. ارتباطات

بخش ارتباطات برای هر کاری ضروری و زمان بر است. فاکس، اسناد فروش، گزارشات و … همگی مواردی هستند که باید به طور مرتب در سازمان شما توسط کارکنان مختلف انجام شوند. بیشتر اوقات نمونه های هریک از اینکارها خیلی باهم فرق ندارند و افراد مختلفی میتوانند آنها را انجام دهند. شما با سیستم سازی بخش ارتباطات میتوانید ثبات و تمایز کسب و کار خود را تضمین کنید.

4. روابط مشتریان

روابط مشتریان شامل تمام دیده ها و تجربیات مشتری در سازمان شما می باشد که در تعامل با شما یا کارکنان تان ایجاد شده است. سیستم سازی این بخش باعث میشود کارکنان جدید شما به اطلاعاتی درباره ی روابط مشتریان دست یابند، که منجر به ارائه پیوسته خدمات با کیفیت میشود.

5. کارمندان

سیستم هایی را برای استخدام،آموزش و ارتقاء کارمندان خود ایجاد کنید زیرا اینکار باعث شفاف شدن انتظارات شما از آنها و ساده تر شدن فعالیت های زمان بر مانند استخدام، میشود. کارمندانی که وظایف آنها مشخص است و در ساختارهای مشخصی کار میکنند، رضایت و سود آوری بیشتری خواهند داشت . اگر بدانند در انجام یک مرحله از کار موفق خواهند بود ، برای دستیابی به مراحل بالاتر نیز اشتیاق بیشتری پیدا میکنند.

6. بازاریابی

بازاریابی و جذب کردن مردم به کار شما به زمان زیاد و افراد ماهر نیاز دارد که با سیستم سازی این بخش میتوانید فرصتی ایجاد کنید تا تمام کارکنان بتوانند مشتریان را جذب سیستم شما کنند. برای انجام این کار، سیستم های ساده ای را برای فعالیت های تبلیغاتی خود بوجود آورید. هریک از کارکنان شما میتوانند با استفاده از یک کتاب راهنمای بازاریابی در ایجاد بازاریابی های موفق و تبلیغات هدفمند به شما کمک کنند.

7. اطلاعات

کار شما باید شامل سیستم هایی باشد تا بتواند اطلاعات ضروری شما را به گونه ای نگهداری کند که به راحتی قابل دسترس باشند. سیستم های مدیریت اطلاعات باعث نظم دهی به سازمان شما میشود و در نتیجه هر یک  از اعضا میدانند چگونه به این اطلاعات دست یابند و یا اینکه این اطلاعات چگونه ساماندهی شده است.

مراحل راه اندازی سیستم سازی در کسب و کار

مراحل سیستم سازی در کسب وکار شامل9مرحله است

1. مرحله اول

در مرحله ی اول هدف سیستم را تعیین و سیستم را نامگذاری کنید.  نتیجه و هدف سیستم تان را به طور واضحی مشخص کنید و یک اسم توصیفی و کوتاه (ویا حتی یک کد در صورت تمایل) برای آن تعریف کنید.

2. مرحله دوم

در مرحله ی دوم برای سیستم ها نمودار رسم کنید. مراحل انجام کار هر سیستم را در یک نمودار طوری رسم کنید که بیانگر ترتیب مراحل و ارتباط این مراحل باهم باشد. میتوانید از جدول ها و  بردار های کوچکی استفاده کنید تا هر مرحله را با عنوانی کوتاه و مختصر شرح دهید

3. مرحله سوم

در مرحله سوم مراحل سیستم را با معیار های مشخصی بنویسید. جدول های موجود در نمودار شما در واقع شرح فعالیت های کاری شما هستند. اگر شما اطلاعات فعالیت های کاری خود را بنویسید ، معیارهای انجام فرآیندها را به وضوح مشخص کرده اید تا هر کسی در سازمان شما بتواند این فعالیت ها را انجام دهد و یا مدیریت کند. در مرحله سوم شما چگونگی انجام هر کار را به طور واضح شرح می دهید.

4. مرحله چهارم

در مرحله چهارم فعالیت ها را مشخص کنید. فعالیت هایی که باید برای کل سیستم یا هر یک از معیارها و بخش های آن انجام شوند را تعیین کنید. پس از سند سازی سیستم ، برنامه فعالیت های سیستم ، که در مرحله ی سوم مشخص شد ، به یک کتاب راهنمای انجام امور تبدیل می شود تا هریک از کارمندان بتوانند با کمک این کتاب فعالیت ها را انجام دهند.

5. مرحله پنجم

در مرحله پنجم برای انجام فعالیت های کاری برنامه‌ی زمانی تعیین کنید. دانستن اینکه هر کاری باید چه زمانی انجام شود، یکی از نکات مهم برای دستیابی به نتایج مد نظر است. برای تمام مراحل سیستم برنامه ی زمانی تعیین کنید. این برنامه ممکن است با بیان ساعات انجام کار (مثل:10صبح) ، زمان پروژه (مثل:روز اول- روز چهارم) ، عبارت های عمومی (مثل:پس از دریافت ، هفتگی) یا ترکیبی از این مثال ها،  طراحی و تنظیم شود.

6. مرحله ششم

برای مرحله ششم منابع مورد نیاز را شناسایی کنید. تمام سیستم ها به منابعی مانند: کارمندان، محل کار، امکانات، تجهیزات، لوازم و اطلاعات نیاز دارند. منابع و کمیت های خاص مورد نیاز برای اجرای سیستم را در لیستی بنویسید. بعضی از سیستم ها به منابع کمی نیاز دارند یعنی ممکن است فقط شامل، مشارکت افراد یا امکانات کاری روزانه باشند.

7. مرحله هفتم

در مرحله هفتم مشخص کنید چطور می خواهید کیفیت سیستم را تعیین کنید. شما به اطلاعات با کیفیتی نیاز دارید تا دیدی از اهداف و کارهایتان را به شما ارائه کند. بدون داشتن این اطلاعات عملکرد خوبی نخواهید داشت. بهترین زمان بررسی کیفیت عملکرد هر سیستم ، زمانی است که این سیستم برای اولین بار ایجاد و سند سازی می شود.

8. مرحله هشتم

در مرحله هشتم استاندارد هایی برای عملکرد سیستم ها و کارمندانی که آن سیستم ها را اجرا می کنند تعیین کنید. استانداردها بیانگر کمیت،کیفیت و چگونگی عملکرد می باشند و شامل مواردی مانند : میزان خروجی (بازده)، ایرادات، هزینه، دستورالعمل هایی برای عملکرد کارکنان، کد لباس ها و حتی استاندارد های اخلاقی هستند. اگر می خواهید به نتایج موفقیت آمیزی برسید، پس باید استاندارد هایی برای انجام کارها تعیین کنید.

9. مرحله نهم

مرحله نهم و آخر برای سندسازی سیستم شما است.  مراحل انجام کار سیستم ها را بنویسید ،  تا زمانی که این کار را نکنید سیستم ها نمی توانند نتایج خوبی را برای شما حاصل کنند . لازم نیست برای داشتن یک سیستم مستند، یک نمودار جریان کاری به وجود آورید . برنامه های کاری شامل ویدیو، چک لیست و حتی تصاویر مثال هایی هستند که به شما چگونگی سند سازی سیستم ها را توضیح می دهند.

 

اجزای سیستم کسب و کار

سیستم کسب‌و‌کار، شامل مجموعه‌ای از موارد زیر است که خروجی آن، در نهایت سود است.

افــراد

شامل همه کسانی که در پیشبرد کسب‌و‌کار ما اثرگذارند، اعم از مدیران، کارکنان، شرکا، تامین‌کنندگان و ...

اسنــاد

شامل چشم انداز، ماموریت، مزیت رقابتی و دستورالعمل‌هایی که در آن فرآیندهای کسب‌و‌کار توضیح داده شده

ابــزار

شامل همه اقلام، تجهیزات و ابزارهای سخت افزاری و نرم افزاری که در جهت پیشروی کسب‌و‌کار مورد نیاز است

مایکل گربر

مشغولِ ساختن سیستم کسب و کارتان باشید،
نه مشغولِ کـار در کسب و کارتان! آیا کسب و کارِ ما به سیستم سازی نیاز دارد؟

جاش کافمن (Josh Kaufman)

یکی از کارهای من این است که به افراد آموزش بدهم که چگونه برای خود کسب و کاری سود آور، لذت بخش و باثبات دست و پا کنند.

از کجا شروع کنیم؟

راه اندازی یک کسب و کار بسیار سخت و پیچیده است، خصوصا برای کسانی که برای اولین بار است که می‌خواهند، کسب و کاری راه اندازی کنند.

چگونه مدیریت کنیم؟

در اداره کسب و کارم، مشکلات زیادی دارم؛ مدام مضطرب و نگرانم؛ هر چند کارمندانی دارم، اما تا خودم حضور نداشته باشم، کار پیش نمی‌رود.

چگونه به سود برسیم؟

من زیاد کار می‌کنم؛ تمام وقت ذهن و فکر و توانم را گذاشته‌ام، اما پول کمی به دست می‌آورم و به سودی که انتظارش را دارم، نمی‌رسم.

شما برای کسب و کارتان کار میکنید یا کسب و کارتان برای شما؟ به این سئوال خوب فکر کنید

 واقعیتی تلخ وجود دارد و آن اینکه متاسفانه بیشتر مردم وقت خود را صرف درگیر شدن با نتایج ناخوشایندی میکنند که از سیستم های پنهان و مدیریت نشده نشات گرفته اند.

از سوی دیگر ارائه تولیدات و خدمات با کیفیت، داشتن کارمندانی با ثبات و کسب درآمد و سود بالا نتایج یک سیستم با کیفیت هستند. این نتایج نیستند که باعث خلق چنین سیستمی میشوند، بلکه وجود یک سیستم با کیفیت است که چنین نتایجی را ایجاد میکند. معمولاً آنچه باعث مرگ و پایان یک کسب و کار میشود، زخم هایی است که بر پیکر این کسب و کارها وارد میشود. این زخم ها نتیجه ضربات خنجر ناکارآمدی ها و بی نظمی های فراوان است. اینها قاتلین زمان هستند و تلاش هایی که میتوانند باعث خلق نتایج و محصولاتی با کیفیت شوند را نابود میکنند.

 پس در نتیجه کسب و کار و حتی زندگی نتیجه عملکرد سیستم هایی است که آنرا تشکیل میدهد.

 افراد غمگین توان آنرا ندارند که زندگی شان را تحت کنترل خود در بیاورند، چراکه همواره وقت خود را صرف برطرف کردن مشکلاتی میکنند که از سیستم های مدیریت نشده نشات میگیرند. در عوض کنترل زندگی افراد خوشحال در دست خود آنها است، چراکه روزهای خود را صرف لذت بردن از نتایج سیستم های مدیریت شده میکننند.

 خواه بازدهی مطلوب شما باشد یا نباشد، اتفاقات آنگونه پیش میاید که سیستم ها بخواهند. پس سیستم ها را به گونه ای بسازید که بازدهی مطلوب شما را ایجاد کنند. اگر شما سیستم ها را به خوبی پایه ریزی کرده باشید، هرج و مرج نمیتواند شما را از مسیر خود منحرف کند

این اصل را در ذهن داشته باشید. ابتدا شما بر روی سیستم ها کار میکنید، سپس این سیستم ها هستند که برای شما کار میکنند.

در نتیجه سیستم سازی را باید بیاموزید و در زندگی و کسب و کار خود پیاده کنید.

در ادامه الگوریتم مربوط به سیستم ­سازی کسب و کار معرفی خواهد شد. این الگوریتم شامل گام­های کلیدی زیر است:

• تعریف ارزش­های کسب و کار
• تعیین اهداف کسب و کار
• کشف سیستم­های وضع موجود
• مدلسازی سیستم­های وضع موجود
• مدلسازی سیستم­های وضع موجود
• استخراج فرآیندهای وضع موجود هر سیستم
• مدلسازی فرآیندهای وضع موجود هر سیستم
• تحلیل و بهبود فرآیندهای موجود
• استخراج فرآیندهای مطلوب
• اجرا کردن سیستم­ها و فرآیندها
• پایش و کنترل سیستم­ها و فرایندها

• تعریف ارزش­های کسب و کار: ارزش­ها و باورها ریشه هر کسب وکار هستند. منظور از ارزش­های کسب و کار در واقع نحوه و چگونگی تعریف یک کسب و کار از اصول خود و ستون­های اصلی هویتش است. این تعاریف بر نحوه رفتار کسب و کار تاثیر می‎گذارد. هر کسب و کار دارای مجموعه ‎ای منحصر به فرد از ارزش­های اصلی است و این ارزش­ها از چشم­ انداز آتی و فرآیندهای تصمیم­ گیری درون سازمان حمایت می‎کنند. در این فاز ارزش­های اصلی کسب و کار تعیین می­گردند.

 

• استخراج اهداف: اهداف کسب و کار، اهداف استراتژیکی هستند که مدیریت شرکت برای مشخص کردن پیامدهای مورد انتظار و هدایت کارکنان تنظیم می‎کند. مزایای زیادی برای ایجاد اهداف استراتژیک وجود دارد. از جمله اینکه اهداف استراتژیک، وظایف کارکنان را هدایت می‎کنند، فعالیت­ها و وجود کسب و کار را توجیه می‎کنند، استانداردهای عملکرد را تعریف نموده و محدودیت­هایی را برای پیگیری اهداف غیرضروری و ایجاد انگیزه­ های رفتاری فراهم می‎نمایند. در این فاز اهداف کسب و کار شامل چشم­‌انداز، ماموریت، اهداف استراتژیک و سایر موارد لازم تهیه و تدوین خواهد شد.

 

• کشف سیستم­های وضع موجود: هر کسب و کاری از تعدادی سیستم تشکیل شده است و هر سیستم از تعدادی زیرسیستم یا فرآیند. در ابتدای راه و پس از تعیین ارزش­ها و اهداف، لازم است وضعیت موجود سیستم­ها و فرآیندها را مشخص کنید. در واقع شناسایی وضع موجود و دانستن اینکه در حال حاضر کجا قرار داریم و کسب و کار ما از چه سیستم‌هایی تشکیل شده است یک گام کلیدی است. لطفا توجه کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که سیستم­ها در کسب و کار شما وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع سیستم­ها و فرایندها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.
• مدلسازی سیستم‌های وضع موجود: در گام بعدی پس از استخراج لیست سیستم­های موجود بهتر است آنها را مدلسازی کنید. در واقع هدف از مدلسازی در این مرحله این است که ارتباط این سیستم­ها با یکدیگر (ورودی و خروجی­‌های هر سیستم) و با موجودیت­های خارجی نمایش داده شود. منظور از موجودیت خارجی عناصر خارج از کسب و کار است که سیستم­های ما با آنها ارتباط دارند.

 

• استخراج لیست فرایندهای وضع موجود هر سیستم: در این مرحله باید به سراغ جزئیات هر سیستم برویم یعنی فرآیندهای هر سیستم را مشخص کنیم. برای این کار ابتدا یکی از سیستم‌ها را انتخاب کنید و آن را به مراحل اصلی تقسیم کنید. مثلاً سیستم زنجیره تامین متشکل از فرآیندهای درخواست کالا، خرید کالا، خرید خدمت، منبع یابی و ارزیابی تامین­ کنندگان است. این عمل را برای تمام سیستم‌های خود انجام دهید تا لیستی از تمام فرآیندهای موجود در آن سیستم را استخراج کنید.

• در این فصل توضیح داده شده است که هدف از سیستم سازی، استانداردسازی سیستم ها و فرآیندهای موجود در کسب و کار است بطوریکه هر شخص بصورت سلیقه­ ای با آنها برخورد نکرده و همه از یک وحدت رویه جهت اجرای رویه موردنظر برخوردار خواهند بود. یعنی فعالیت­هایی که دارای تواتر و تکرار هستند درحالیکه نرم ­افزار اتوماسیون اداری مسئول مکانیزه کردن گردش کارهای غیرقابل پیش بینی است. همانطورکه بسیاری از ما با نرم ­افزارهای اتوماسیون اداری کار کرده ایم و می­دانیم که گردش کار در سیستم­های اتوماسیون اداری بصورت موردی توسط کاربران سیستم با توجه به سطوح دسترسی موجود قابل انتخاب است. در نتیجه استاندارد از پیش تعریف شده ­ای برای انجام گردش کارهای سازمانی در اتوماسیون اداری وجود ندارد و می­توان نتیجه ­گیری کرد که نرم ­افزارهای اتوماسیون اداری به واقع فرآیندی نیستند و مناسب برای گردش کارهای موردی هستند. مگر نمی­شود این فرآایندهای به ظاهر غیرقابل پیش­ بینی را پیش ­بینی کرده و به حالت استاندارد تبدیل کرد؟ مگر چند درصد از فعالیت­های یک کسب و کار باید موردی باشد؟ تا به کی کسب و کارها و شرکت­های ما باید از قائم به فرد بودن رنج ببرند؟ تا چه زمانی فعالیت­ها در کسب و کار باید بر حسب سلیقه مجریان آنها و بدون داشتن استاندارد و روال منظم که همان فرایند است، انجام شوند؟
• پس با توجه به اینکه نرم ­افزارهای اتوماسیون اداری به افزایش سرعت گردش کارهای غیر استاندارد منجر می­شود، کسب و کار شما را با سرعت بیشتری به سمت غیراستاندارد شدن سوق خواهد داد.
• در هرصورت حتی اگر اتوماسیون اداری در کسب و کار شما وجود دارد، نباید اجازه دهید بیش از اندازه نقش آن پررنگ­تر شده و به ابزاری محوری برای کسب و کار شما تبدیل شود. اگر سازمان یا شرکتی با ابعاد کوچک و متوسط هستید، قطعاً جایگزین­ های بهتری بجای نرم ­افزار اتوماسیون اداری برای شما وجود دارد که در قسمت­های قبلی در خصوص برخی از آنها صحبت کردیم. اتوماسیون اداری نه تنها اوضاع را بهتر نمی­کند بلکه می­تواند خلاف این مورد عمل کرده و شرکت شما را غیراستانداردتر و سلیقه ­ای­ تر کند.
• یک نکته جالب دیگر اینکه در برخی از نرم­افزارهای CRM، یک ماژول کوچک و کاربردی برای مدیریت مکاتبات وجود دارد یعنی چیزی شبیه اتوماسیون اداری.
• پس می توان نتیجه گیری کرد که نرم افزارهای اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات به هیچ وجه زیرساخت خوبی برای سیستم سازی به شمار نمی روند.

اجزای سیستم کسب‌و‌کار

افراد: شامل خودمان، کارکنان و تمام تامین‌کنندگان و کسانی است که در پیشبرد کسب‌و‌کار ما اثرگذار هستند.

اسناد: منظور از اسناد، چشم‌انداز، ماموریت، مزیت رقابتی و تمام دستورالعمل‌هایی است که در آن تمام فرآیندهای کسب‌و‌کار توضیح داده شده است.

ابزار: بخش مهمی از سیستم کسب‌و‌کار ما تجهیزات و ابزاری هستند که باعث پیشروی کسب‌و‌کار می‌شوند. کامپیوتر، سیستم تلفنی، وب‌سایت، سامانه پیامکی، نرم‌افزارها و … ابزاری هستند که بخشی از سیستم کسب‌و‌کار ما هستند.

تعریف علمی سیستم سازی

سیستم سازی ساخت و بهینه‌سازی اجزای سیستم برای کارکرد بهتر است. یعنی از افراد بهتر، کاراتر و قوی‌تر استفاده کنیم، تمام فعالیت‌ها و فرایندهای کسب‌و‌کار را ثبت کنیم و اسنادی تهیه کنیم که هر کسی مطابق آن‌ها بتواند کسب‌و‌کار را پیش ببرد. همچنین از ابزار و تجهیزات بهتر و حرفه‌ای‌تر استفاده کنیم تا سیستم ما بهتر کار کند.

نکته جالب آن است که شما احتمالا همین الان یک سیستم کسب‌و‌کار دارید. یعنی کارمندانی دارید. از تجهیزاتی مثل کامپیوتر، تلفن، فکس و … استفاده می‌کنید. همچنین برای انجام برخی کارها دستورالعمل‌هایی دارید که البته شاید جایی مکتوب نکرده‌اید و در ذهن شما و کارمندان ذخیره شده است! موضوع آن است که باید این سیستم را بهینه‌سازی کنید تا عملکرد بهتری داشته باشد.

آیا شغل دارید یا کسب‌و‌کار!؟

آقای مایکل گربر نویسنده چند کتاب پرفروش در زمینه کارآفرینی درباره این موضوع صحبت می‌کند که بسیاری از مدیران کسب‌و‌کار ندارند و فقط یک شغل دارند!

اگر به محل کار مراجعه نکنید و همه کارها به‌خوبی پیش برود، شما یک کسب‌و‌کار دارید. درواقع سیستمی دارید که خودش سود ایجاد می‌کند. ولی اگر حضور نداشتن شما باعث مشکلات می‌شود، شما یک شغل خوب دارید با رئیسی که خودتان هستید و حقوقی که متغیر است.

تنها راه داشتن کسب‌و‌کار آن است که کارهای تخصصی مانند برنامه‌نویسی، طراحی، گرافیک، حسابداری و … را به دیگران واگذار کنید و خودتان به یک سیستم‌ساز قدرتمند تبدیل شوید.

آقای «هارو اکر» در کتاب معروفش «ثروت سریع» توضیح می‌دهد که بسیاری از مدیران خودشان مهم‌ترین و کلیدی‌ترین چرخ‌دنده سیستم‌شان هستند. پس بزرگترین مانع رشد کسب‌و‌کارشان هم خودشان هستند. چون اگر از صبح تا شب تلاش نکنند کسب‌و‌کار پیش نمی‌رود.

سیستم سازی برای مدیران در ۳ گام

۱. بهینه‌سازی افراد

یک قدم بسیار مهم و کلیدی در بهینه‌سازی افراد، استخدام افراد مناسب است. استخدام یک کار بسیار ارزشمند و وقت‌گیر است. اغلب مدیران به استخدام به دید یک بحران نگاه می‌کنند که باید در کمترین زمان حل شود. یک سیستم‌ساز می‌داند باید وقت و انرژی کافی برای استخدام افراد مناسب بگذارد.

برای استخدام بهتر مطالب زیر را را مطالعه کنید:
روش استخدام افراد مناسب
برگه تقلب استخدام
۲۴ سوال اپل در مصاحبه‌های استخدام
کتاب استخدام و اخراج نوشته برایان تریسی

قدم مهم دیگر واگذاری کارها است. تا جایی که امکان دارد کارها را به کارمندان واگذار کنید.

هر وقت با کار جدیدی مواجه می‌شوید که باید انجام شود، ابتدا از خود بپرسید: چه کسی می‌تواند این کار را به‌خوبی انجام بدهد؟ اگر شخص مناسبی وجود ندارد از خود بپرسید: چه کسی با کمی آموزش و کمک می‌تواند این کار را انجام دهد؟

توانمندی کارکنان را دسته کم نگیرید. احتمالا کارمندانی دارید که با کمی راهنمایی و تشویق می‌توانند کارهایتان را بهتر از خودتان انجام بدهند!

به‌جای کنترل لحظه به لحظه کارکنان، آن‌ها را به حال خودشان رها کنید. ولی هر هفته جلسات منظمی داشته باشید و روند پیشرفت کارها و همچنین مشکلات احتمالی را بررسی کنید.

برای واگذاری بهتر مطالب زیر را مطالعه کنید:
واگذاری کارها، مهم‌ترین مهارت یک مدیر
تصمیم‌گیری را واگذار کنید
استفاده از فرمول «دوان» برای کارهای روزانه
کتاب واگذاری کارها نوشته برایان تریسی

شاید لازم باشد جایگاه برخی از کارکنان را تغییر بدهید. به عده‌ای از آن‌ها مسئولیت‌های کلیدی‌تری بدهید. حتی شاید مجبور شوید برخی از کارکنان را اخراج کنید.

هرم مازلو در مدیریت کارکنان

اگر می‌خواهید کارکنان بدون حضور شما همیشه به‌خوبی کار کنند باید سعی کنید طبق هرم مازلو  نمودار زیر، انگیزه کارکنان را از موارد ابتدایی پایین هرم به موارد بالاتر ارتقا دهید. اگر تنها انگیزه کارمند موارد مالی باشد، خیلی راحت ممکن است وقتی که نیستید خوب کار نکند و حتی در اولین فرصت شما را ترک کند. اگر بتوانید افراد را به بالاترین سطح برسانید، آن‌ها احساس کنترل کامل بر کارشان دارند و احساس می‌کنند در محل کار شما، خودشان یک کسب‌و‌کار کوچک دارند و اختیارات کافی دارند. اگر کارکنان به چنین جایگاهی برسند، بدون حضور مدیر هم به‌‌خوبی کار می‌کنند چون احساس می‌کنند کار را برای خودشان انجام می‌دهند و نه برای شما.

بهینه‌سازی ابزار (تجهیزات)

برای سیستم سازی شاید لازم باشد تجهیزات جدیدی تهیه کنید یا از تجهیزات موجود بهتر استفاده کنید. مثلا با نصب و راه‌اندازی یک سیستم تلفنی VOIP می‌توانید از راه دور، پیام‌های تلفنی را گوش کنید. همچنین می‌توانید از تماس‌های تلفنی گزارش بگیرید، میانگین زمان مکالمات را ببینید و همچنین مکالمات خیلی طولانی را بررسی کنید تا ببیند مشکل چه بوده است.

استفاده از سامانه پیامکی هوشمند، سیستم پاسخگویی خودکار ایمیل، فکس آنلاین و … کمک می‌کند تا بسیاری از کارها راحت‌تر و سریع‌تر انجام شوند. همچنین نصب نرم‌افزارهایی برای چت داخلی می‌تواند فرآیندهای کاری را آسان‌تر کند.

تجهیزات زیادی به صورت سخت‌افزار یا نرم‌افزار وجود دارد و بسیاری از کارهای تکراری و خسته‌کننده را خودکارسازی می‌کند. برای شروع سیستم سازی باید ببینید در کدام قسمت‌های کسب‌و‌کار نبودن تجهیزات مناسب کار را سخت‌تر و طولانی‌تر می‌کند. اهمیت ابزار خوب و حرفه‌ای را دست‌کم نگیرید.

مثالی از به‌کارگیری تجهیزات برای انجام کارها

بهینه‌سازی اسناد (دستورالعمل‌ها)

شاید بزرگ‌ترین ضعف اغلب کسب‌و‌کار در این مورد باشد. هر فعالیتی که در کسب‌و‌کار انجام می‌شود باید دستورالعمل مشخصی داشته باشد. در بسیاری از شرکت‌ها دستورالعمل مشخصی وجود ندارد. مثلا شما باید یک دستورالعمل صحبت با مشتری داشته باشید. اگر مشتری بگوید چرا قیمت شما این‌قدر زیاد است، همیشه باید یک پاسخ یکسان بشنود و آن پاسخی است که شما در دستورالعمل پاسخگویی به مشتری نوشته‌اید. اگر کسی تخفیف می‌خواهد واکنش شما و هرکدام از فروشندگان باید دقیقا یکسان باشد. پس تمام حالت‌های ممکن را پیش‌بینی کنید و سپس دستورالعمل تهیه کنید.

حتی برای کارهایی که فقط خودتان انجام می‌دهید دستورالعمل درست کنید، چون اگر کاری را مدتی انجام ندهید، شاید جزئیات آن به فراموشی سپرده شود. مثلا برای استخدام، اخراج، پاسخگویی اعتراضات مشتریان و … دستورالعمل‌های دقیقی تهیه کنید. هر وقت دیدید دستورالعمل تهیه‌شده عالی نیست آن را بهبود بدهید.

در بسیاری از شرکت‌ها این دستورالعمل‌ها فقط در ذهن کارکنان وجود دارد و جایی ثبت نشده است. به همین دلیل اگر یکی از کارمندان یا خود مدیر چند روز غایب باشد همه‌چیز به هم می‌ریزد.

مزیت داشتن دستورالعمل آن است که می‌توان آن را مدام بهبود بخشید. پس از مدتی شما راهنمای مکتوب ارزشمندی دارید که باعث می‌شود تمام قسمت‌های کسب‌و‌کارتان به‌خوبی کار کند.

مثالی از سیستم سازی یک تعمیرگاه اتومبیل

فرض کنید کار شما تعمیر اتومبیل است و درآمد کنونی شما ۲ میلیون تومان در ماه است. از این لحظه تصمیم می‌گیرید سیستم سازی کنید. اگر حجم کار شما ۱۰ هزار برابر بیشتر می‌شد چه اتفاقی می‌افتاد؟ آیا می‌توانستید در روز به‌جای تعمیر ۵ اتومبیل، ۵۰۰۰۰ اتومبیل تعمیر کنید؟! چنین کاری برای یک تعمیرکار امکان‌پذیر نیست. پس باید به‌فکر تغییراتی در کسب‌و‌کار خود باشید.

یک ایده آن است که تعمیرکارانی را بیابید که با قیمتی کمتر از شما، حاضرند کار را انجام دهند و شما از هر تعمیر سود ببرید. شاید به این نتیجه برسید که به ۱۰ هزار تعمیرکار حرفه‌ای نیاز دارید، ولی چنین افرادی پیدا نمی‌شوند و خیلی از آن‌ها حرفه‌ای نیستند. بنابراین شاید راه‌حل آن باشد که خودتان به آن‌ها آموزش دهید. ولی آموزش ۱۰ هزار نفر کار ساده‌ای نیست و شاید به سال‌ها وقت نیاز باشد. ناگهان به‌فکرتان می‌رسد که یک‌بار آموزش کاملی ارائه کنید و از آن آموزش فیلمبرداری شود و به تعمیرکاران دیگر عرضه شود. باخود فکر می‌کنید چگونه می‌توان مطمئن شد آن تعمیرکاران مطالب را به‌خوبی فرا گرفته‌اند. به‌فکر برگزاری آزمونی می‌افتید که مهارت آن‌ها را بسنجید.

نکته دیگر آن است که تعمیرکاران باید برخورد خوبی داشته باشند و کاملا حرفه‌ای عمل کنند، آن‌ها باید با مشتری دوست شوند و دلسوز باشند. امروزه مشتریان سراغ تعمیرکاران عبوس و بداخلاق نمی‌روند. بنابراین به این فکر می‌افتید که برای استخدام آن تعمیرکاران معیارهایی تعریف کنید و حتی سوالاتی طراحی کنید تا انتخاب افراد با دقت بیشتری انجام شود. چون خودتان فرصت ندارید با ۱۰۰۰۰ نفر مصاحبه کنید، جزوه‌ای تهیه می‌کنید که روش دقیق استخدام در آن توضیح داده شده است.

شاید افرادی استخدام شوند ولی کار مشتری را خوب انجام ندهند و باعث شوند یک مشتری خوب برای همیشه شما را ترک کند. راه‌حل چیست؟ شاید بتوان سیستم نظرسنجی ساده‌ای طراحی کرد که مشتری پس از تعمیر شدن اتومبیلش آن را پر کند. ولی باخود فکر می‌کنید: من خودم هیچگاه فرم‌های نظرسنجی را پر نمی‌کنم. پس مشتریان من هم شاید اینگونه باشند. پس باید راهی بیابید تا مشتریان را ترغیب کند، فرم را پر کنند. شاید شستشوی رایگان اتومبیل گزینه خوبی باشد، ولی با توجه به وقت لازم برای اینکار و هزینه آن اجرای این ایده عملی نباشد. شاید یک بسته دستمال‌کاغذی رایگان مخصوص اتومبیل، عملی‌تر باشد. و این داستان همینطور ادامه پیدا می‌کند…

دیدید چگونه با یک تغییر دیدگاه ساده ۱۰ هزار برابر، ایده‌های جدیدی به ذهنتان می‌رسد؟ حال شاید هیچگاه نتوانید کسب‌و‌کارتان را ۱۰ هزار برابر کنید. ولی می‌توانید همین کسب‌و‌کار کنونی خود را طوری طراحی کنید که قابلیت رشد ۱۰ هزار برابر را داشته باشد. فرض کنید می‌خواهید ساختمان ۱۰ هزار طبقه‌ای بسازید و اکنون پول کافی دراختیار ندارید و بعدها مایلید کار را ادامه دهید. بنابراین هم‌اکنون باید پی‌ریزی ساختمان را برای ۱۰ هزار طبقه انجام دهید و نه برای یک طبقه.

چگونه تشخیص بدهیم کسب‌و‌کارمان رشد می‌کند یا خیر؟
در سیستم سازی باید تصمیم‌گیری‌های احساسی را کنار بگذاریم و بتوانیم کسب‌و‌کارمان را با اعداد و ارقام تحلیل کنیم. در این ویدیو ژان بقوسیان توضیح می‌دهد چگونه با کمک شاخص‌های کلیدی عملکرد کسب‌و‌کارمان را تحلیل کنیم. حل سیستمی مشکلات کسب‌و‌کار

اگر سیستم کسب‌و‌کار بیش از حد به دقت و کارایی کارکنان تکیه کند رشد چندانی نخواهد داشت. در سیستم سازی دنبال راهکارهایی هستیم که مشکلات کسب‌و‌کارمان را به‌صورت سیستمی حل کنیم.

فرض کنید یکی از کارمندان، مسئول بسته‌بندی و ارسال سفارشات است. کسب‌و‌کار شما دو مدل تلفن می‌فروشد که ظاهر و جعبه آن‌ها بسیار شبیه به هم است. کارمندی که مسئول ارسال سفارشات است هر بار باید با دقت مدل تلفن را از روی جعبه بخواند، با فاکتور مطابقت دهد و بسته‌بندی و ارسال کند.

پس از مدتی مشاهده می‌کنیم کارمند ما وقتی خسته است گاهی مدل‌های اشتباه را برای خریداران ارسال می‌کند و نارضایتی مشتریان بیشتر شده است.

یک راهکار اشتباه و غیرسیستمی آن است که به آن کارمند تذکر بدهیم و حتی تهدید کنیم در صورت تکرار اشتباهات جریمه یا اخراج خواهد شد. این روش هیچ کمکی به حل مشکل نخواهد کرد، چون همیشه خطای انسانی بخشی جدانشدنی از کار است.

راهکار سیستمی آن است که جعبه این دو تلفن را از نظر ظاهر و به‌خصوص رنگ آن‌قدر متفاوت طراحی کنیم که امکان اشتباه حذف شود. کارمند در اوج خستگی هم هیچ‌گاه رنگ زرد را با رنگ آبی اشتباه نخواهد گرفت! پس برای بسیاری از مشکلات کسب‌و‌کار راهکارهایی سیستمی وجود دارد که بسیار اثرگذار هستند.

مشکل بسیاری از کارآفرینان و مدیران هم دقیقا همین است. آن‌ها کسب‌و‌کار خود را طوری طراحی نمی‌کنند که به‌راحتی قابل‌رشد باشد. بخش مهمی از وقت یک مدیر باید به سیستم سازی اختصاص داده شود و نه انجام خدمات و کارهای موردی و کم‌ارزش. البته شاید فکر کنیم ساخت جزوه استخدام، تلف کردن وقت است. ما فقط می‌خواهیم یک‌نفر را استخدام کنیم و اگر تمامی کارها به‌طور شفاهی انجام شود وقت بسیار کمتری تلف خواهد شد. با اینکار پی‌ریزی ضعیفی انجام می‌دهیم که بعدها اضافه کردن طبقات را سخت‌تر خواهد کرد.

مثالی از حل مشکلات به‌روش سیستمی

8 پیشنهاد ساده برای آغاز سیستم سازی

۱. وقتی با کاری مواجه می‌شوید که باید انجام شود، آیا سعی می‌کنید خودتان انجام دهید یا تا حد ممکن کارها را واگذار می‌کنید؟ اغلب مدیران درگیر کارهای کم‌ارزش می‌شوند و همین باعث می‌شود به کارهای مهم‌تر نرسند.

۲. فهرستی از تمام کارهایی که در محل کار انجام می‌دهید تهیه کنید و آن‌ها را به سه گروه تقسیم کنید. کارهای قابل واگذاری، کارهای قابل حذف و کارهایی که فقط از عهده خودتان ساخته است.

۳. آیا در تصمیمات محل کار از اصل ۲۰/۸۰ استفاده می‌کنید؟ تنها ۲۰ درصد تصمیمات کاری مهم و حیاتی هستند. بقیه تصمیم‌گیری‌ها را به کارمندان واگذار کنید. تصمیم‌گیری‌های کوچک، یکی از تلف‌کننده‌های زمان هستند.

۴. آیا کارهایی وجود دارد که انجام آن‌ها نیازی به کارمند حضوری ندارد؟ این‌گونه کارها را برون‌سپاری کنید تا توسط دیگران و مجموعه‌های متخصص در خارج از شرکت انجام شود.

۵. آیا مراحل انجام تمام کارهای مهم شرکت را به دستورالعمل تبدیل کرده‌اید؟ اگر هنوز این کار را انجام نداده‌اید از کارمندان خود کمک بگیرید و از آن‌ها بخواهید تمام کارهایی که انجام می‌دهند را به یک فایل دستورالعمل تبدیل کنند تا دیگران هم بتوانند به کمک آن دستورالعمل همان کار را انجام دهند.

۶. آیا از کارمندان خود می‌خواهید هر روز گزارش کار برایتان بفرستند؟ بهتر است یک آدرس ایمیل جدید تعریف کنید و از کارمندان بخواهید در پایان هر روز گزارش کار خود را به آن آدرس بفرستند تا شما در جریان تمام کارها قرار بگیرید.

۷. انباری درست کنید و از تمام موارد مصرفی و تجهیزات ضروری یک نسخه اضافه داشته باشید تا در صورت برخورد با مشکل از آن استفاده کنید. مثلا بسیاری از شرکت‌ها کامپیوترهایی دارند که کارهای حساسی انجام می‌دهند و همیشه باید روشن باشد. داشتن یک منبع تغذیه اضافه باعث می‌شود در صورت سوختن منبع تغذیه کامپیوتر، بلافاصله جایگزین شود.

۸. آیا سیستمی درست کرده‌اید که کارمندان به راحتی به فایل‌های لازم دسترسی داشته باشند؟ مثلا می‌توانید شبکه درست کنید و در یک فولدر مشترک تمام فایل‌های لازم را قرار دهید تا هر کارمند بتواند به آن دسترسی داشته باشد.